Meer overzicht en een centrale uitstraling
Bij de gemeente Almere werken in totaal 22 juristen met een veelheid aan juridische disciplines, van burgerzaken tot sociaal domein. “Veel van hen werkten ieder op hun eigen afdeling en zij huurden voor specifieke vragen externe kantoren in,” vertelt Angelie Vrenken, teammanager Juridisch Advies en Control. “Die werkwijze bleek te fragmentarisch. We wilden meer zicht krijgen op de vragen die zoal spelen bij alle afdelingen en welke overlap daarin zat.” De gemeente Almere besloot daarom eind 2018 een nieuwe afdeling op te zetten waarin alle juridische specialismen geconcentreerd werden. “Bijna al onze juristen werken nu op deze afdeling. Zij behandelen in principe alle juridische vraagstukken van onze organisatie. Voor een check van de procedure of een dubbelcheck van de feiten huren we nog steeds externe expertise in.”
Stoomcasus
Naast de centrale juridische afdeling, zocht de gemeente Almere naar een huisadvocaat die kan voorzien in nagenoeg de gehele behoefte aan externe juridische advisering. Juridisch adviseur en contractmanager Louis Felten: “Dankzij het samenbrengen van al onze eigen juristen ontstond er meer samenhang. Met een huisadvocaat krijgen we ook veel beter overzicht in en grip op de juridische vraagstukken die extern worden belegd. Dus we zochten een stevig kantoor met een brede expertise, zodat het ons op diverse gebieden advies kan geven.”
De gemeente nodigde na de eerste selectie een aantal kantoren uit om een casus te doen. Anders dan gebruikelijk werd deze casus niet opgestuurd, maar konden de kandidaten die ter plekke uitvoeren. “Doorgaans krijgen kantoren bij een aanbesteding een casus opgestuurd en kunnen ze daar een behoorlijke tijd over nadenken.
Onze kandidaten kregen pas hier op kantoor de casus onder ogen. Die handelde over de vraag of er al dan niet een coffeeshop in Almere Buiten zou moeten komen. Dit dossier had veel haken en ogen en behandelde onder andere vraagstukken over bestemmingsplannen en toezeggingen. De kandidaten moesten binnen anderhalf uur, eventueel in telefonisch overleg met hun collega’s, een advies opstellen hoe het college hiermee om moest gaan. We hebben gekozen voor zo’n ‘stoomcasus’, omdat we in de praktijk ook vaak snel antwoord op prangende vragen willen hebben.
Dit werd door Hanna Zeilmaker en Bart van Meer heel mooi opgelost; zij kwamen met een ijzersterk advies.” Hanna Zeilmaker, advocaat overheid en vastgoed: “Wij hebben de casus behandeld met een Dirkzwager-team op de achtergrond, dat in Arnhem en Nijmegen met ons meedacht. In ons uiteindelijke advies hebben we duidelijk laten zien dat we zaken juridisch goed kunnen oplossen, maar ook veel aandacht hebben voor de praktische oplossing: wat wil de cliënt zelf, hoe denkt de politiek erover en wat vragen zij exact van ons? Vaak gaat het om de vraag: wat wil mijn cliënt morgen met deze zaak doen? Daarover geven we binnen de juridische context een praktisch advies.”
Experimenteren
Na de aanbesteding werd Dirkzwager de huisadvocaat van de gemeente Almere. Daarnaast heeft de gemeente via een aanbesteding nog vier andere kantoren geselecteerd die ze kan inschakelen voor specifieke vragen over gebiedsontwikkeling, vastgoed en arbeidszaken. “We werken nu sinds de zomer met de nieuwe opzet, waarbij onze juridische afdeling wordt begeleid door de huisadvocaat,” vertelt Angelie Vrenken. “We hebben in die maanden bij zo’n tien dossiers om externe juridische hulp gevraagd. Dat ging bijvoorbeeld over vraagstukken over de Floriade of het gebied Oosterwold. Als relatief jonge gemeente houden we ervan om te experimenteren met bouwen en in Oosterwold laten we mensen vrij om hun eigen ontwerp uit te voeren. Dat is uniek voor Nederland, maar het roept wel de nodige juridische vragen op.”
Inloopspreekuur
De samenwerking met Dirkzwager is voorlopig voor twee jaar vastgelegd en bevalt goed in Almere. Louis Felten: “De afstand van Almere naar Arnhem of Nijmegen is nooit een punt van aandacht geweest. Hanna Zeilmaker heeft een sleutelfunctie binnen de samenwerking en is hier minstens een middag per maand aanwezig voor een inloopspreekuur. We bespreken dan ook de lopende zaken op juridisch gebied. In de tussenliggende tijd spelen onze juristen vragen naar mij door, zodat ik het kan bespreken met Hanna die het weer bij haar collega’s uitzet. Een zeer prettige manier van communiceren waarbij je goed overzicht kunt houden.”
Accountmanagement
Hanna Zeilmaker geeft aan dat Dirkzwager steeds meer waarde hecht aan goed accountmanagement, waarbij één contactpersoon van alle dossiers van de cliënt op de hoogte is. “De manier waarop we de relatie met de gemeente Almere zijn aangegaan, is voor ons nieuw. We werken natuurlijk wel vaker met detachering, maar we waren nog niet eerder als accountmanager letterlijk aanwezig bij de cliënt. De opzet met het inloopspreekuur bevalt vooralsnog heel goed. Ik heb dan in ieder geval face-to-facecontact met mijn vaste contactpersonen. Ook kunnen medewerkers van de gemeente binnenlopen voor advies of gewoon om kennis te maken. Zo zijn de lijnen kort, ondanks de fysieke afstand. Elk overleg of contact kan tegenwoordig digitaal plaatsvinden maar je bouwt, denken wij, een hechtere band op als je ook op het kantoor van je cliënt aanwezig bent.”
Startbijeenkomst
Na de aanbesteding heeft de gemeente een startbijeenkomst georganiseerd om persoonlijk kennis te maken. “Wij waren daar aanwezig met ons ‘Almere team’, waarin al onze secties vertegenwoordigd zijn,” vertelt Hanna Zeilmaker. “Eerst hebben we toegelicht hoe we invulling geven aan de samenwerking. Vervolgens hebben we ons verdeeld over kennistafels waaraan we met medewerkers van de gemeente over allerlei onderwerpen inhoudelijk van gedachten wisselden. Het was heel aangenaam en nuttig om onze nieuwe samenwerking op deze positieve manier te markeren.” Angelie Vrenken: “We merken na de eerste maanden van samenwerking ook dat de manier van communiceren met onze nieuwe huisadvocaat heel positief is: op de mens, direct en persoonlijk, zodat je echt een goed gesprek kunt voeren en snel tot de kern kunt komen. Bovendien reageren onze contactpersonen snel; we hebben al eens meegemaakt dat we op maandagochtend een vraag hadden en de volgende ochtend al een volledig uitgewerkt advies ontvingen.”
Centrale uitstraling
Dankzij de samenvoeging van het grootste deel van de juristen van de gemeente en de centrale aansturing door de huisadvocaat, heeft de gemeente Almere nu al een beter overzicht en een sterkere centrale uitstraling naar buiten. Angelie Vrenken: “Het gemeentelijke belang wordt duidelijker naar voren gebracht en dat staat boven het afdelingsbelang. Daarnaast komen onze juridische vragen en risico’s goed in beeld. We zien dankzij de nieuwe structuur waar we onze werkwijze zouden moeten veranderen, of er misschien hiaten in onze kennis zitten, en waar we onze deskundigheid nog verder kunnen aanscherpen. Bijvoorbeeld door extra cursussen te volgen.
Ook daar heeft Dirkzwager als huisadvocaat een voor ons belangrijke rol: het kantoor biedt jaarlijks een aantal cursussen aan. De advisering die we krijgen, heeft een sterk leereffect. Zo kunnen we blijven groeien.”
