In dit artikel geven wij een indruk van de aandachtspunten op het gebied van de loonheffingen voor de nieuwe inhoudingsplichtige. Daarbij lichten we twee voorbeelden uit van situaties die zich voor kunnen doen en geven we tips over hoe dit het beste aan te pakken.
Enkele aandachtspunten voor de nieuwe inhoudingsplichtige
- Nieuwe inkomstenverhouding toepassen in loonadministratie;
- Formulier Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten invullen;
- Formulier Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgevers invullen;
- Opnieuw identificeren van werknemers;
- Opnieuw berekenen tarieftabel bijzondere beloningen;
- Gemaakte afspraken met en goedkeuringen van de Belastingdienst overzetten naar nieuwe inhoudingsplichtige;
- Vaste kostenvergoedingen opnieuw onderbouwen;
- Verzoeken om de voortzetting van dienstjaren werknemers voor viering jubilea;
- In lijn brengen fiscale regels omtrent wijziging arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld beleid omtrent verbod op privégebruik auto’s of werknemersverklaringen omtrent gebruik zakelijk auto’s;
- Beschikkingen die gekoppeld zijn aan (oude) inhoudingsplichtige overzetten naar nieuwe inhoudingsplichtige (denk bijvoorbeeld aan een beschikking 30%-regeling);
- Loonkostenvoordeel voor arbeidsbeperkte, arbeidsongeschikte en/of oudere werknemers aanvragen;
- Mogelijke wijziging werknemerspremies door wijziging personeelsbestand;
- Beschikking Whk-premie controleren op juiste verwerking wijzigingen personeel;
- Bij eigenrisicodragerschap voor WGA en/of ZW: Controleren of juiste werknemers aan nieuwe inhoudingsplichtige worden toegerekend.
Om een beter beeld te geven van wat een aandachtspunt in kan houden, geven wij hieronder twee voorbeelden met een korte toelichting.
Voorbeeld 1: Identificatie werknemers
Wanneer werknemers overgaan op een nieuwe inhoudingsplichtige, is deze inhoudingsplichtige op basis van de Wet op de loonbelasting gehouden de werknemers (opnieuw) te identificeren. De nieuwe inhoudingsplichtige dient onder andere de persoonsgegevens van de werknemer te documenteren, de identiteit van de werknemer (in persoon) te controleren en vast te stellen en een ingevulde opgaaf voor de loonheffingen in haar administratie op te slaan.
Tip: Het is aan te raden om voorafgaand aan de overgang gezamenlijk (door de oude en de nieuwe inhoudingsplichtige) een Beschikking Samenhangende Groep Inhoudingsplichtigen (SGI) aan te vragen. De administratie van de oude en nieuwe inhoudingsplichtige worden door de SGI als het ware als één gezien, waardoor de nieuwe inhoudingsplichtige de hierboven genoemde acties niet meer hoeft uit te voeren. Dit zorgt voor een aanzienlijke lastenverlichting. Na afloop van de overgang kan de SGI weer worden opgeheven, waardoor beide administraties weer zelfstandig voortgezet kunnen worden.
Voorbeeld 2: Beschikking whk-premie
Op het moment dat werknemers van inhoudingsplichtige wisselen, zal de nieuwe inhoudingsplichtige een nieuwe beschikking Werkhervattingskas-premie (de Whk-beschikking) ontvangen. De Whk-beschikking heeft betrekking op de uitkeringen van (ex-)werknemers die ziek uit dienst zijn gegaan en/of in de WGA terecht zijn gekomen. De beschikking wordt jaarlijks naar middelgrote- en grote werkgevers gestuurd. De beschikking geeft het percentage Whk-premie weer dat in het volgende kalenderjaar op de nieuwe inhoudingsplichtige van toepassing is.
Tip: Na een overgang (of wijziging) van personeel adviseren wij u om de loonsom voor de berekening van de Whk-premie en de uitkeringslasten die aan u worden toegerekend extra goed te controleren om er zeker van te zijn dat de overgang correct is verwerkt. Een onjuiste verwerking kan leiden tot een te hoog vastgestelde Whk-premie. Nu de Whk-premies in één keer voor een kalenderjaar worden vastgesteld, kan een te hoge premie tot een extra kostenpost leiden.
Zijn er verblijfs- en tewerkstellingsvergunningen in het spel?
Indien werknemers met een verblijfs- of tewerkstellingsvergunning wisselen van werkgever zijn er in aanvulling op bovenstaande punten nog aanvullende aandachtspunten. Wij verwijzen daarvoor naar de blogs van onze collega’s over 1) het erkend referentschap van verkrijger, 2) de informatieplicht van verkrijger en vervreemder en 3) wijzigingen van het looncriterium als gevolg van de overgang van onderneming.
Conclusie
Bovenstaand hebben wij enkele voorbeelden gegeven van verplichtingen en aandachtspunten die op het gebied van de loonheffingen kunnen spelen bij de overgang van werknemers naar een nieuwe inhoudingsplichtige. Wij wijzen u er echter graag op dat de verplichtingen en aandachtspunten bij een wijziging van inhoudingsplichtige verschillen per organisatie, per overgang en per werknemersbestand. Onze opsomming van verplichtingen en aandachtspunten is daarmee slechts een indicatie van zaken die mogelijk spelen.
Kunnen wij u helpen bij het maken van een overzicht van de verplichtingen en aandachtspunten die in uw situatie spelen? Of heeft u andere specifieke vragen over een fusie, overname, splitsing, verschuiving binnen concern of andere overgang van werknemers? Neem dan gerust contact met ons op via e-mail of telefoon. Onze contactgegevens vindt u in de rechterkolom.
Uiteraard kunnen wij ook op het gebied van de vennootschapsbelasting en de btw van dienst zijn bij fusies en overnames.
Gerelateerd
Loonheffing en sociale zekerheid
