Vergoedingen en verstrekkingen bij het thuiswerken

Vanwege het Coronavirus en de crisismaatregelen moesten werknemers voor zover dat mogelijk was, thuiswerken. De trend van het thuiswerken is (gedeeltelijk) gebleven, ook nu de lock-downs al even achter ons liggen. Door het thuiswerken kan de werknemer geen gebruik meer maken van alle voorzieningen en faciliteiten die de werkplek normaal gesproken biedt. Op bijvoorbeeld een kantoor wordt meestal gebruik gemaakt van een bureau, een beeldscherm, de printer, pennen en notitieblokken. Koffie, thee en fruit zijn vaak gratis te krijgen. Ook toiletpapier is over het algemeen gewoon aanwezig op de werkplek. Over de energierekening van het kantoorpand denkt een werknemer nooit na, die komt immers voor rekening van de werkgever.

Helaas kunnen niet al deze werkplekvoorzieningen onbelast aan een werknemer worden vergoed of verstrekt bij het thuiswerken (Alleen bij hoge uitzondering wanneer de werknemer over een aparte werkruimte met eigen opgang en sanitaire voorzieningen beschikt die wordt verhuurd aan de werkgever). In 2022 is de thuiswerkvergoeding geïntroduceerd. Ondanks de komst van de thuiswerkvergoeding, blijft het belangrijk om te weten wat de beperkingen zijn voor vergoedingen en verstrekkingen bij thuiswerken. De beperkingen en mogelijkheden voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn allemaal terug te vinden in de Wet op de Loonbelasting. Deze regels staan ook wel bekend als de “werkkostenregeling”. Voor een algemene beschrijving van de werkkostenregeling, zie hier.

Thuiswerkvergoeding

In de werkkostenregeling staat dat, simpel gezegd, voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt per saldo onbelast zijn. Met de term “werkplek” wordt in dit kader helaas niet de thuiswerkplek bedoeld. Hierdoor zijn zaken als de gratis koffie, thee en het fruit niet onbelast te vergoeden of te verstrekken aan de thuiswerker. Hetzelfde geldt voor het toiletpapier thuis en de kosten voor gas, water en licht van de woning. Het NIBUD heeft in augustus 2021 berekend dat deze kosten voor thuiswerken gemiddeld € 2 per dag bedragen.

Per 2022 is de onbelaste thuiswerkvergoeding als onbelaste kostenvergoeding in de werkkostenregeling opgenomen. Een werkgever mag op dagen dat de werknemer thuiswerkt een onbelast bedrag van € 2 /dag aan de werknemer vergoeden. Bij vaste thuiswerkdagen is het mogelijk om de thuiswerkvergoeding als een vaste kostenvergoeding te betalen. Indien een werknemer op een werkdag zowel thuis als op de werkplek aanwezig is, dan zal er een keuze gemaakt moeten worden of de thuiswerkvergoeding OF de reiskostenvergoeding wordt gegeven.

In principe wordt de thuiswerkvergoeding ieder jaar geïndexeerd waarbij rekening wordt gehouden met de inflatie. In een brief van Staatssecretaris Van Rij van 29 augustus 2022 staat dat de thuiswerkvergoeding naar verwachting per 1 januari 2023 zal worden verhoogd naar € 2,13. Kamerleden hebben al gevraagd of de thuiswerkvergoeding niet verder moet worden verhoogd. Het NIBUD heeft op eigen initiatief in maart 2022 berekend dat de betreffende thuiswerkkosten inmiddels gestegen zijn naar € 3,05 per dag. De Staatssecretaris lijkt echter niet af te willen wijken van de tabelcorrectiefactor. Waarschijnlijk wordt pas eind december het exacte bedrag bekend gemaakt.

Overige vrijstellingen

Noodzakelijke gereedschappen e.d.

De vrijstelling die nu al gebruikt wordt voor de vergoeding en verstrekking van de mobiele telefoon en de laptop van de zaak, kan ook gebruikt worden voor andere gereedschappen en apparatuur die noodzakelijk zijn om thuis te kunnen werken. Denk hierbij aan een printer, een rekenmachine of een scanner. Onder deze vrijstelling valt ook het internetabonnement thuis.

Vaste kostenvergoeding

Het internetabonnement is overigens ook onder te brengen in een vaste kostenvergoeding. Voor meer over vaste kostenvergoedingen, zie hier.

Tijdelijke goedkeuring vaste kostenvergoeding tijdens Corona

In verband met het Coronavirus was in 2020 en 2021 goedgekeurd dat vaste (reis)kostenvergoedingen tijdelijk voortgezet konden worden ondanks dat niet meer aan de voorwaarden werd voldaan door het thuiswerken. Meer over deze goedkeuring, zie hier.

Arbovoorzieningen

Daarnaast mogen alle voorzieningen die voortvloeien uit de Arbeidsomstandigwet onbelast worden vergoed of verstrekt aan de werknemer. Deze gerichte vrijstelling geldt, in tegenstelling tot de overige vrijstellingen, ook voor voorzieningen voor de thuiswerkplek. Een werkgever is vanuit de Arbowet verplicht om een werkplek zodanig in te richten dat deze voldoet aan de ergonomische beginselen. Daardoor kan in principe elke werkgever zaken als een bureaustoel, bureau, beeldscherm, toetsenbord, documenthouder, voetensteun, verlichting, leesbril en dergelijke onbelast vergoeden of verstrekken aan werknemers die met een computer of laptop moeten werken.

Uiteraard geldt voor bovenstaande vrijstellingen dat aan bepaalde voorwaarden moet zijn voldaan om de voorzieningen daadwerkelijk onbelast te mogen vergoeden of te verstrekken. Laat u hierover goed informeren.

Eindheffingsbestanddeel of bruteren

Wanneer vergoedingen en verstrekkingen niet op basis van een vrijstelling onbelast zijn, bestaan nog de volgende mogelijkheden:

1. Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel onder de werkkostenregeling. Wanneer de vrije ruimte is overschreden, kost dit de werkgever 80% eindheffing over de overschrijding.
   
   
2. Bruteren – Hierbij moet wel rekening worden gehouden met de mogelijke invloed op inkomensafhankelijke bestanddelen (zoals pensioen, toeslagen en sociale zekerheidsuitkeringen).

Mocht u over het bovenstaande vragen of opmerkingen hebben, dan vernemen wij dat graag.

Zie ook het artikel Heeft mijn werknemer het recht vanuit een (thuiswerk)locatie in het buitenland te werken? geschreven door mijn arbeidsrechtcollega's.