Wat is vendor lock-in?
Vendor lock-in betekent dat een organisatie sterk afhankelijk is van de technologie, software of diensten van één specifieke leverancier. Die afhankelijkheid ontstaat vaak ongemerkt: een leverancier biedt een goed werkende oplossing, je investeert in implementatie en training, en voor je het weet is overstappen naar een alternatief een enorm obstakel. Denk aan:
- Een cloudprovider met een eigen (proprietary) bestandsformaat.
- Software zonder exportmogelijkheden of met beperkte interoperabiliteit.
- Contractuele beperkingen die migratie bemoeilijken.
Waarom is vendor lock-in een probleem?
Vendor lock-in kan leiden tot verschillende risico’s:
- Beperkte onderhandelingspositie: Als overstappen moeilijk is, heeft de leverancier meer macht over prijs, voorwaarden en dienstverlening. In de praktijk komen forse prijsverhogingen vaak voor, die je onder aan de streep zult moeten accepteren door de afhankelijkheid van de dienst.
- Innovatiebeperking: Omdat je niet makkelijk kunt overstappen kan je organisatie niet eenvoudig profiteren van nieuwe of betere oplossingen van andere aanbieders.
- Compliance- en securityrisico’s: Als je vastzit aan een leverancier die niet (meer) voldoet aan jouw standaarden of wet- en regelgeving, kan compliance een uitdaging worden.
- Continuïteitsrisico: Wat als de leverancier stopt, wordt overgenomen door een partij waar je bezwaren tegen hebt?
Hoe voorkom of beperk je vendor lock-in?
Leveranciersafhankelijkheid komen wij in de praktijk in meerdere vormen tegen. Elke vorm kent zijn eigen tegenmaatregelen. Hieronder treft u een greep uit onze praktijk.
1. Tussentijdse prijsverhogingen
Een veelvoorkomende vorm van uitnutting van afhankelijkheid is het eenzijdig verhogen van de prijs gedurende de looptijd van een contract.
Tegenmaatregelen:
- Prijs fixeren: Leg in het contract een vaste prijs vast voor de gehele looptijd.
- Indexatie toelaten, maar gecontroleerd: Sta indexering toe, maar baseer deze op een objectieve en gangbare prijsindex (bijvoorbeeld van het CBS) om willekeurige verhogingen te voorkomen.
2. Prijsverhoging na opzegging of heronderhandeling
Als een prijs echt niet meer bij een leverancier past (dit zien we nog wel eens nadat de leverancier is overgenomen) dan wordt het contract door de leverancier opgezegd waarbij vrijwel gelijktijdig een nieuwe overeenkomst wordt aangeboden voor een veel hogere prijs.
Tegenmaatregelen:
- Beperk opzegmogelijkheden van de leverancier, zodat deze geen heronderhandeling kan forceren.
- Contract met automatische verlenging: Werk met een basislooptijd en verlenging van telkens één jaar om controle te houden.
- Maximeer prijsaanpassing bij verlenging, bijvoorbeeld via een vaste indexering.
- Overweeg juridische actie: hier kan sprake zijn van misbruik van bevoegdheid of schending van de zorgplicht.
3. Opschorting van dienstverlening als drukmiddel
Leveranciers gebruiken soms opschorting als pressiemiddel bij betalingsgeschillen, ook als het gaat om discussies over de dienstverlening zelf.
Tegenmaatregelen:
- Beperk het opschortingsrecht:
- Niet bij een rechtsgeldig beroep van de afnemer op opschorting (bijvoorbeeld vanwege gebrekkige dienstverlening).
- Uitsluiten van opschorting bij bedrijfskritische diensten: zoals MS Office of toegang tot klantdata.
- Continuïteit borgen: Leg contractueel vast dat de continuïteit van bedrijfsvoering nooit in gevaar mag komen.
4. Hostingperikelen en systeemuitval
Niet-beschikbaarheid van systemen of data vormt een groot risico voor de bedrijfscontinuïteit.
Tegenmaatregelen:
- Gebruik meerdere datacenters of uitwijklocaties voor kritische processen.
- Regel backups in een separate omgeving, buiten het bereik van de leverancier.
5. Geen bereidheid tot koppeling met andere systemen
Sommige leveranciers weigeren om hun systemen open te stellen voor integratie met derden.
Tegenmaatregelen:
- IT-landschap vooraf ontwerpen: Breng in kaart hoe de IT-architectuur eruit moet zien en kies leveranciers die hierin passen.
- Eisen aan koppelvlakken: Definieer standaarden voor API’s en interoperabiliteit.
- Opnemen van een koppelverplichting tegen redelijke voorwaarden in het contract.
6. Upgradeverplichting en geforceerde migraties
Leveranciers kunnen oudere versies van software bewust “uitfaseren” om klanten te dwingen tot dure upgrades of herimplementaties.
Tegenmaatregelen:
- Vraag uit wat een upgrade inhoudt: Een kleine update of een volledig nieuw implementatietraject?
- Informeer naar de resterende levensduur van de gebruikte versie.
- Leg minimale gebruiksduur contractueel vast.
- Regel de mogelijkheid om één of meerdere versies achter te blijven lopen, met oog voor beveiligingsupdates.
- Leg vast hoe migratie plaatsvindt: inclusief planning, kosten en ondersteuning.
7. Geen of beperkte medewerking bij exit
Een cruciale valkuil: bij het einde van de samenwerking werkt de leverancier onvoldoende mee aan een soepele overgang naar een nieuwe partij.
Tegenmaatregelen:
- Exit-regeling opstellen, met daarin:
- Algemene medewerkingsplicht tegen redelijke voorwaarden.
- Opstelling van een exitplan, in samenwerking met zowel de huidige als nieuwe leverancier.
- Migratie van data en verwijdering van oude data.
- Eventueel een tijdelijke verlengde licentie als “fallback” bij vertraging.
Tot slot: proactief contracteren is de sleutel
Vendor lock-in is geen probleem dat pas ontstaat bij de exit – het sluipt erin bij de start. Juist daarom is het cruciaal om al tijdens de contractonderhandelingen juridische en technische waarborgen in te bouwen. Zo behoud je als organisatie controle, blijf je wendbaar en voorkom je dat je afhankelijk wordt van één partij.
Wil je advies over contractuele waarborgen, exitregelingen of het inrichten van een open IT-architectuur? Wij helpen je graag verder.
