[Laatste update: 24 april 2020.
Het spoedwetsvoorstel is aangenomen in de Tweede (16 april) & Eerste Kamer (21 april) en is per 24 april 2020 in werking getreden. De wet heeft - grotendeels - terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. Zie hiervoor het Inwerkingtredingsbesluit.]
Op 8 april is het wetsvoorstel ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’ ingediend bij de Tweede Kamer (hierna: het wetsvoorstel). In dit blog bespreken wij de relevante aspecten voor de algemene vergaderingen van rechtspersonen op hoofdlijnen (paragraaf 4 van het wetsvoorstel). Dit blog is het vervolg op ons eerdere blog waarin we het wetsvoorstel hebben aangekondigd. Versimpeld weergegeven maakt het tijdelijke wetsvoorstel het mogelijk om daar waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk te kunnen volstaan met communicatie via elektronische middelen. Ook stemmen kan via de elektronische weg. Tweezijdige audiovisuele communicatiemiddelen genieten daarbij de voorkeur omdat dit het beste interactie tussen partijen faciliteert, maar omdat deze vanuit technisch oogpunt moeilijker te realiseren zijn, wordt ook ruimte gegeven voor het gebruik van technisch eenvoudiger communicatievormen. Tevens behelst dit onderdeel van het wetsvoorstel ook de mogelijkheid tot verlenging van de termijn van verslaglegging.
Statutaire bepalingen aangaande het fysiek bijeenkomen van het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering en statutaire bepalingen die de uitoefening van de in het wetsvoorstel aan het bestuur toegekende bevoegdheden beperken of aan goedkeuring van een ander orgaan of een derde onderwerpen zijn niet van toepassing, aldus artikel 5 lid 4 van het wetsvoorstel.
Verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, NV's en BV's zijn verplicht jaarlijks een algemene vergadering te houden. Deze vergadering wordt doorgaans in het voorjaar gehouden, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Het is een belangrijke vergadering waar doorgaans de jaarrekening wordt vastgesteld en decharge wordt verleend aan bestuurders en commissarissen. Vanwege het coronavirus is het fysiek bijeenkomen voor een algemene vergadering onwenselijk. Dit tijdelijke wetsvoorstel voorziet in oplossingen.
Het Burgerlijk Wetboek maakt het nu al mogelijk via een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de algemene vergadering, maar niet alle rechtspersonen hebben deze mogelijkheid verankerd in de statuten. Dit kan ervoor zorgen dat twijfel ontstaat over de rechtsgeldigheid van genomen besluiten. Uitstel van de algemene vergadering kan ervoor zorgen dat wettelijke termijnen niet worden nageleefd. Dit wetsvoorstel staat tijdelijke afwijking van wettelijke en statutaire bepalingen inzake het houden van fysieke vergaderingen toe, aldus de Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel.
Algemene vergadering verenigingen
Artikel 6 van het wetsvoorstel bepaalt dat het bestuur kan bepalen dat leden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering, mits de algemene vergadering langs de elektronische weg is te volgen (bijvoorbeeld een livestream via audio en/of video) én de leden in ieder geval tot 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. Deze vragen dienen tijdens de vergadering worden beantwoord. Dit is volgens de Memorie van Toelichting behulpzaam bij het structureren van de vergadering op afstand. Het indienen kan vragen kan bijvoorbeeld via het e-mailadres van de rechtspersoon dat voor dat doel bekend is gemaakt. De antwoorden dienen ook op de website van de vereniging of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk te worden gemaakt voor de leden van de vereniging. Tijdens de vergadering kunnen ook vragen worden gesteld, bijvoorbeeld via een chatfunctie, tenzij dit gelet op de omstandigheden in redelijkheid niet kan worden gevergd. De termijn van 72 uur kan door het bestuur ook worden verkort. Het bestuur kan ook bepalen dat stemmen slechts kunnen worden uitgebracht middels een elektronisch communicatiemiddel. Het bestuur kan voorts bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering zijn uitgebracht middels een elektronisch communicatiemiddel, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.
Indien het bestuur gebruikt maakt van zijn bevoegdheid een virtuele vergadering te houden, dient dit bij de oproeping voor de algemene vergadering te worden vermeldt. Is dit oproeping reeds uitgegaan en is een virtuele vergadering gelet op het coronavirus noodzakelijk, dan kan het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor de algemene vergadering de wijze van vergaderen of de plaats van de vergadering wijzigen. Dit wordt aan de leden bekendgemaakt op dezelfde wijze als de oproeping.
De artikelen over de vereniging worden op hoofdlijnen van overeenkomstige toepassing verklaard op vereniging van eigenaars (artikel 24) (VvE). Bij een VvE zijn de knelpunten met name uitstel van besluiten over het onderhoud, vaststellen van de jaarrekening. Stel dat in het reglement van de VvE een termijn wordt genoemd voor het houden van een vergadering, kan het bestuur deze termijn verlengen met ten hoogste zes maanden.
Algemene vergadering NV en BV
Het wetsvoorstel maakt een uitsluitend virtuele vergadering mogelijk, ook indien in deze mogelijkheid niet in de statuten is voorzien. Dat de vergadering uitsluitend virtueel is, wordt bij de oproeping vermeld. Indien de oproeping reeds is uitgegaan kan het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor de algemene vergadering de wijze van vergaderen wijzigen. (artikel 10 (NV) en 17 (BV)).
Het bestuur kan bepalen dat aandeelhouders geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering mits de algemene vergadering via de elektronische weg is te volgen en de aandeelhouders tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering schriftelijk of elektronisch vragen kunnen stellen over de onderwerpen die bij oproeping wordt vermeld. Deze vragen worden beantwoord (uiterlijk) tijdens de vergadering en de antwoorden worden op de website van de NV geplaatst of toegankelijk gemaakt voor de aandeelhouders via een elektronisch communicatiemiddel. Vragen kunnen ook tijdens de vergadering worden gesteld, tenzij dit gelet op de omstandigheden in redelijkheid niet kan worden gevergd (artikel 11 (NV) en 18 (BV)). Zie voorts ook de uitleg onder 'Algemene Vergadering Vereniging'.
Stemmen die voor de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel of bij brief worden uitgebracht, kunnen door het bestuur gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. Dit wordt bij oproeping of bij wijziging van de wijze van vergadering vermeld (artikel 13 (NV)). Voor de BV is specifiek bepaalt dat de stemmen niet eerder dan op de dertigste van voor die van de vergadering zijn uitgebracht (artikel 20).
Verslaglegging
Het bestuur kan de termijn voor het houden van een algemene vergadering met ten hoogste vier maanden verlengen. Zo kan de jaarvergadering worden uitgesteld tot na 30 juni. Hiervan kan gebruik gemaakt worden bijvoorbeeld in de situatie waarin het voor de rechtspersoon en de betrokkenen beter is een fysieke vergadering te houden dan een virtuele vergadering (MvT, p. 9). Het wetsvoorstel bepaalt dat de termijn voor verslaglegging door de vereniging, de coöperatie, de stichting, de BV en de NV kan worden verlengd conform de termijnen uit het wetsvoorstel (artikel 7, 8, 16, 23). Voor verenigingen en coöperaties is de verlenging ten hoogste vier maanden, voor NV's en BV's is de verlenging ten hoogste vijf maanden. Maakt het bestuur van deze mogelijkheid gebruikt, dan heeft de algemene vergadering geen bevoegdheid tot verlenging.
In afwijking van de wet wordt een verzuim van de verplichting tot openbaarmaking van de jaarrekening (het meest recente afgesloten boekjaar) niet in aanmerking genomen, indien dit te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van COVID-19 (artikel 15 (NV) en 22 (BV)). Dit betreft een beperking van het bewijsvermoeden van art. 2:138/248 BW. Let op! Dit betekent niet dat het bestuur niet meer aan de boekhoudplicht van art. 2:10 BW hoeft te voldoen. Daarvoor blijft het bewijsvermoeden onverkort gelden (zie MvT, p. 9).
Planning
Het wetsvoorstel is gisteren, 8 april 2020, ingediend bij de Tweede Kamer. Naar verwachting wordt volgende week gestemd over het wetsvoorstel.
[Update 24 april: het wetsvoorstel is aangenomen in de Tweede en Eerste Kamer en is per 24 april 2020 in werking getreden. De wet werkt - m.u.v. enkele bepalingen - terug tot en met 16 maart 2020. Zie hiervoor het inwerkingtredingsbesluit.]
De uiteindelijke wet is een tijdelijke wet. Aan het overgrote deel van de bepalingen is terugwerkende kracht gegeven tot en met 16 maart 2020.
In beginsel vervalt de wet per 1 september 2020. Hiervan kan bij koninklijk besluit worden afgeweken. De wet heeft aldus betrekking op de algemene vergaderingen waarop de jaarrekening over het boekjaar 2019 wordt vastgesteld. Ook in geval van gebroken boekjaren kan van de regeling gebruik gemaakt worden (MvT, p. 10).
De regeling m.b.t. het bewijsvermoeden vervalt per 1 september 2023. Dit hangt samen met de termijn waarvoor een vordering op grond van art. 2:138/248 BW kan worden ingesteld.
Een blik over de grenzen
In andere lidstaten, zoals Duitsland, Frankrijk, Spanje, Italië en Luxemburg wordt in een vergelijkbare regeling voorzien (MvT, p. 11).
De coronacrisis brengt een hoop onzekerheid met zich, ook voor rechtspersonen. Heeft u vragen over wat het de Tijdelijk wet COVID-19 Justitie en Veiligheid voor u en uw organisatie betekent? Vraagt u zich af hoe u uw Algemene (leden)Vergadering in coronatijd kan vormgeven en kan zorg dragen voor rechtsgeldige besluitvorming? Wij helpen u graag verder. Neem contact met ons op per e-mail of telefoon!
Bronnen
Het Advies van de Raad van State
