Opzetten van een schoonmaakstructuur
Juristen en fiscalisten van Dirkzwager kunnen uw instelling begeleiden bij de overgang naar schoonmaak in eigen beheer en bij het opzetten van een schoonmaakstructuur. Hiervoor hebben wij onze juridische expertise gebundeld met de specifieke kennis van Facilitair advies- en managementbureau Central Services Geldermalsen (CSG).
Voordelen voor uw instelling
Schoonmaak in eigen beheer biedt uw instelling vele voordelen. U krijgt meer regie over de kwaliteit van de schoonmaak. Die is ook flexibeler te organiseren: de juiste schoonmaak op de juiste plek op het juiste moment. U kunt de schoonmaakwerkzaamheden beter laten aansluiten op bestaande protocollen, wat de (patiënt)veiligheid weer ten goede komt. Daarbij bespaart u kosten en op de personeelskosten drukt bovendien geen btw. En nog een laatste belangrijk voordeel: medewerkers voelen zich sterker betrokken en zijn trotser op hun werk, omdat ze nu echt bij uw instelling horen.
De mogelijkheden
U kunt voor uw instelling de schoonmaak in eigen beheer op verschillende manieren organiseren.
A. U verricht de schoonmaakactiviteiten vanuit uw instelling. Het schoonmaakpersoneel is dan in dienst van de instelling (met een cao Ziekenhuizen of onderwijs cao). De verantwoordelijkheid en exploitatierisico’s met betrekking tot de schoonmaakactiviteiten liggen volledig bij de instelling.
B. U brengt de schoonmaak van alle gebouwen onder in een schoonmaak BV, waarvan uw instelling alle aandelen behoudt. Het schoonmaakpersoneel is dan in dienst van de schoonmaak BV. Belangrijke voordelen van deze variant:
- De exploitatierisico’s liggen niet bij de instelling maar bij de schoonmaak BV.
- Voor de schoonmaak BV geldt de cao Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf.
- Inzicht in daadwerkelijke inzet productieve uren en directe toezichturen.
- Meer flexibiliteit om in te spelen op toekomstige ontwikkelingen.
- U kunt ook andere facilitaire diensten zoals catering, groenonderhoud en beveiliging onderbrengen in deze (schoonmaak) BV, waarvoor dan dezelfde voordelen gelden.
C. U kiest voor een hybride variant. Zo kunt u de schoonmaak deels uitbesteden en deels in eigen beheer uitvoeren of alleen ondersteunende expertise inhuren van een professionele schoonmaakorganisatie (bijvoorbeeld als managing partner van uw schoonmaak BV).
De aanpak
U kiest voor schoonmaak in eigen beheer, maar hoe gaat u dat aanpakken? Om u daarbij optimaal te begeleiden hebben wij een praktisch driefasen-traject ontwikkeld. Zo helpen wij u de juiste keuzes te maken en geen aspecten over het hoofd te zien.
Oriëntatiefase: In deze fase krijgt u van CSG advies over de hiervoor genoemde mogelijkheden om de schoonmaak van uw instelling te organiseren. Aan de hand van een rekenmodel werkt CSG de verschillende varianten financieel uit, zodat u deze naast elkaar kunt leggen. Daarnaast adviseert CSG u over de personele, organisatorische en kwalitatieve aspecten.
Adviesfase: U overweegt een schoonmaak BV op te richten? Dan adviseert Dirkzwager u vervolgens over alle juridische en fiscale aspecten. Denk daarbij aan de positionering van de schoonmaak BV binnen uw instelling, de inrichting van het bestuur, de positie van de raad van toezicht ten opzichte van de schoonmaak BV, de medezeggenschapstructuur van deze BV en de personele aspecten. Daarnaast brengen wij de fiscale aspecten in beeld. Wat zijn bijvoorbeeld de gevolgen voor de heffing van btw, loonbelasting en vennootschapsbelasting?
Implementatiefase: CSG en Dirkzwager nemen u al het werk uit handen, ook bij de implementatie van de nieuwe schoonmaakstructuur. Dirkzwager verzorgt het notariële oprichtingstraject, het directiereglement, de overnameovereenkomst en de communicatie met de Belastingdienst. CSG helpt bij het selecteren en contracteren van een eventuele managing partner voor ondersteunende schoonmaakexpertise. Daarnaast ondersteunt CSG u bij de overheveling van de schoonmaakactiviteiten naar de nieuwe schoonmaak BV en het in dienst nemen van het schoonmaakpersoneel.
Contact
Wilt u ook meer regie over de kwaliteit en kosten besparen? Dan kunt u contact opnemen met een van ons:
Dirkzwager:
Marieke van Dongen (advocaat), 088 242 31 00 of mail naar vandongen@dirkzwager.nl
Frédérique Hoppers-Rademaker (advocaat), 088 242 31 00 of mail naar hoppers@dirkzwager.nl
Lodewijk Reijs (fiscalist), 088 242 3100 of mail naar reijs@dirkzwager.nl
CSG:
Tirza Dingelstad (directeur), 0345 544 800 of mail naar td@csg-bv.nl
