Organisaties die btw-vrijgestelde prestaties verrichten – zoals zorginstellingen, onderwijsorganisaties en financiële dienstverleners – willen voorkomen dat een samenwerking resulteert in niet-aftrekbare btw op onderlinge transacties. Het leerstuk ‘kosten voor gemene rekening’ kan in dat geval uitkomst bieden.
Bij een juiste toepassing van het kosten voor gemene rekening leerstuk kunnen kosten worden gedeeld zonder dat aanvullende btw-druk ontstaat. In deze blog bespreken we de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om het leerstuk succesvol toe te passen, belichten we enkele belangrijke aandachtspunten bij het opstellen van de vereiste overeenkomst en gaan we in op de praktische uitvoering.
Voorwaarden voor btw-vrij delen van kosten
Het leerstuk kosten voor gemene rekening is ontstaan in de rechtspraak en is vastgelegd in een tweetal besluiten van de Staatssecretaris van Financiën. Het leerstuk kent een aantal voorwaarden die een nauwkeurige vastlegging en uitvoering vereisen. Om het leerstuk te kunnen toepassen, moeten organisaties het volgende overeenkomen:
- Gezamenlijke rekening en risico: één organisatie maakt in eerste instantie de kosten (veelal aangeduid als de penvoerder). De kosten worden vervolgens verdeeld over alle deelnemers.
- Geen winstopslag: alleen de werkelijke kosten mogen worden doorbelast. De penvoerder mag geen winst maken op de doorbelasting.
- Vaste verdeelsleutel: de verdeelsleutel die bij de verdeling van de kosten wordt gehanteerd moet vooraf worden vastgelegd en kan nadien niet gewijzigd en/of aangepast worden. Dit is alleen anders indien zich een wijziging voordoet in de samenwerking, dat wil zeggen: indien nieuwe partijen toetreden of uittreden uit de samenwerking.
- Gedeeld financieel risico: alle deelnemers dragen gezamenlijk het risico van de kosten, in geval van personeelskosten dus ook de kosten bij ziekte en/of ontslag. Vallen kosten hoger uit dan aanvankelijk voorzien dan dient een verdeling plaats te vinden van de werkelijke kosten conform de eerder vastgestelde verdeelsleutel.
De eis van de vaste verdeelsleutel blijkt in de praktijk de meest cruciale (en tevens meest hinderlijke) voorwaarde te zijn. Indien een deelnemer een groter aandeel in de kosten heeft dan aanvankelijk voorzien, kan de verdeelsleutel hierop niet worden aangepast. Ook is een verdeelsleutel die jaarlijks wordt herzien naar de visie van de Staatssecretaris van Financiën niet toegestaan.
Welke kosten komen in aanmerking?
Het leerstuk kan worden toegepast op alle gezamenlijk gemaakte kosten, denk aan personeelskosten of het gebruik van kostbare bedrijfsmiddelen. Het leerstuk kan per kostenpost worden toegepast. Het is niet vereist om voor alle gezamenlijke kosten dezelfde verdeelsleutel overeen te komen.
Aandachtspunten
Wij zien in de praktijk dat het leerstuk niet altijd juist wordt toegepast of dat een juiste vastlegging van de afspraken ontbreekt. Onjuiste toepassing van het leerstuk kosten voor gemene rekening kan ertoe leiden dat de Belastingdienst het standpunt inneemt dat alsnog btw verschuldigd is over de kosten die worden gedeeld. Om dit te voorkomen, is een nauwkeurige vastlegging van de afspraken essentieel, zowel fiscaal als civielrechtelijk. Het delen van de kosten is veelal onderdeel van (bredere) samenwerkingsafspraken tussen organisaties. De overeenkomst die hiervoor wordt opgesteld kan dus goed dienen om naast de aspecten die vanuit btw-optiek van belang zijn ook de vastlegging van overige overspraken tussen organisaties vast te leggen.
Welke civielrechtelijke afspraken moeten worden vastgelegd hangt sterk af van de specifieke samenwerking en eventuele specifieke sectorale wet- en regelgeving. Gebruikelijke onderwerpen om afspraken over vast te leggen zijn bijvoorbeeld:
- het doel en de aard van de samenwerking;
- de governance van de samenwerking (waaronder afspraken over overleg en besluitvorming door de deelnemers);
- onderlinge taak- en verantwoordelijkheidsverdeling;
- de wijze van werving en selectie van leveranciers of contractspartijen;
- de inzet van medewerkers voor gezamenlijke rekening (wie sluit een arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht met medewerkers, wie zijn betrokken bij het wervings- en selectieproces, in welke verhouding en op basis van welke juridische grondslag worden zij ingezet bij andere samenwerkingspartners);
- een regeling voor toe- en uittreding van deelnemers;
- een exit-regeling bij beëindiging van de samenwerking;
- de verwerking van persoonsgegevens door deelnemers;
- geschillen en toepasselijk recht.
Praktische uitvoering
Nadat een overeenkomst is bereikt en is vastgelegd, dient ook conform de gemaakte afspraken te worden gehandeld.
Organisaties kiezen uit praktische overwegingen vaak om voor de kosten die gedeeld worden te werken met voorschotten. Maandelijks wordt door iedere deelnemer een vooraf ingeschat aandeel in de kosten aan de penvoerder betaald. Vervolgens dient de penvoerder wel periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) de werkelijke kosten vast te stellen en aan de hand van nacalculatie bij alle deelnemers in rekening te brengen. Om dit goed te kunnen doen is het van groot belang dat heel specifiek wordt gemaakt welke kosten worden gedeeld en hier bijvoorbeeld grootboekrekeningen aan te koppelen. Dit voorkomt dat achteraf discussie ontstaat over welke kosten vallen onder de overeenkomst.
In het kader van de nacalculatie maakt de penvoerder een opgaaf van alle kosten die onderdeel zijn van de overeenkomst. In de bijlage voegt de penvoerder alle facturen van derde leveranciers. Elke partij die deelneemt aan de overeenkomst heeft namelijk op basis van haar aandeel in de gezamenlijke kosten ook voor dit aandeel recht op aftrek van btw. Ondanks dat het leerstuk veel wordt toegepast in de btw-vrijgestelde sectoren bestaat ook daar vaak gedeeltelijke recht op aftrek van btw. Deze btw is aftrekbaar op basis van de facturen van de penvoerder.
Conclusie
Het leerstuk kosten voor gemene rekening is een effectieve manier om kosten te delen tussen organisaties die (grotendeels) van btw vrijgestelde activiteiten verrichten zonder dat extra btw-druk ontstaat. Wel vereist het leerstuk een zorgvuldige uitvoering en vastlegging.
Wij zien dat de gehanteerde overeenkomst vaak erg summier is, waarbij de nadruk ligt op de voorwaarden vanuit de btw. Wij raden aan om in het kader van de samenwerking ook meteen niet-fiscale afspraken vast te leggen. Duidelijkheid over de onderlinge verantwoordelijkheids- en taakverdeling op voorhand voorkomt problemen en discussies (ook met betrekking tot de verdeelsleutel) in de toekomst.
Wilt u meer weten of hulp bij het opstellen of beoordelen van een overeenkomst kosten voor gemene rekening? Neem gerust contact met ons op. Wij zorgen ervoor dat uw samenwerking zowel fiscaal als civielrechtelijk goed is vormgegeven.
Gerelateerd
Toekomstbestendige zorg
