Een goede aansturing en goed contractmanagement is erg belangrijk bij een IT-project. Doorgaans zal een IT-systeem operationeel moeten komen en daarna zal dit IT-systeem moeten worden onderhouden. Het eerste is vaak een afgebakend project (met een begin en een eind) waar een goede projectaansturing voor moet worden ingericht, maar vaak wordt vergeten dat dit minstens net zo belangrijk is in de gebruiks- en onderhoudsfase. Hoe ziet een goede governancestructuur eruit en hoe richt je die in?
Waarom is governance zo belangrijk?
Het invoeren van IT is onder te verdelen in verschillende fasen:
- Fase 0: Selectiefase: In deze fase wordt een leverancier en/of een softwarepakket gezocht. In deze fase is het van belang om zelf vast te stellen wat de afnemer wenst en welke eisen gesteld worden aan de leverancier en de software.
- Fase 1: Ontwikkelfase: De fase als er eerst software moet worden ontwikkeld. Vaak gecombineerd met de implementatiefase, maar niettemin een fase die haar eigen kenmerken heeft. Denk aan het onderscheid tussen Agile- en Waterval- ontwikkelmethodieken.
- Fase 2: Implementatiefase: In deze fase wordt de (ontwikkelde) software geïnstalleerd, geconfigureerd en geïmplementeerd in de organisatie van de afnemer. Hieronder vallen doorgaans ook de trainingen van het personeel van de afnemer en alle andere activiteiten die nodig zijn om de software daadwerkelijk in gebruik te kunnen nemen. Hieronder vallen ook eventuele conversiewerkzaamheden van data van het oude naar het nieuwe systeem, evenals de acceptatietesten (voldoet de software aan de overeengekomen eisen?).
- Fase 3: Gebruiks-/onderhoudsfase: In deze fase wordt door de afnemer gebruikgemaakt van de software en zal de rol van de leverancier veranderen. Afgezien van wat nazorgwerkzaamheden (die bijvoorbeeld onder een garantieregeling uitgevoerd worden) zal de leverancier vooral zorg moeten dragen voor het onderhoud van de software.
- Fase 4: Exit: Het komen tot een ordentelijke ontvlechting bij een beëindiging van de overeenkomst is essentieel voor de afnemer. Dit betekent in ieder geval teruggave en/of migratie (en conversie) van de data naar het nieuwe systeem. Deze fase is zo belangrijk dat hier een separaat artikel aan wordt gewijd.
Een goede governancestructuur overziet al deze fasen, en niet enkel het feitelijke IT-project (implementatie). Een goede governancestructuur zorgt ervoor dat de kennis van fase 0 (selectie) wordt geborgd tot en met fase 4 (exit).
Hoe ziet een goede governancestructuur eruit?
Een goede governancestructuur maakt onderscheid tussen rollen en verantwoordelijkheden. Meestal wordt gekozen voor de volgende structuur:
- Stuurgroep: de stuurgroep heeft een toezichthoudende rol.
- Projectgroep: de projectgroep stuurt het project aan.
- Werkgroep: een of meerdere werkgroepen voeren het project uit.
Hierbij wordt meestal een duidelijke "chain of command"-structuur vastgesteld: een werkgroep rapporteert aan de projectgroep en de projectgroep aan de stuurgroep.
Deze structuur past goed op het implementatieproject, maar niet op de operationele fase daarna omdat dan geen projecten meer worden uitgevoerd. Tijdens de operationele fase is het vooral van belang om te zorgen dat het onderhoud goed wordt uitgevoerd. Het is verstandig om de stuurgroep in stand te houden omdat de toezichthoudende rol uitgevoerd moet blijven worden. Een projectgroep kan dan worden opgeheven. Daarvoor in de plaats kan een contractmanager worden aangesteld vanuit beide partijen (vanuit de leverancier zal dit vaak de accountmanager zijn). Vaak wordt dan een werkgoep onderhoud- of SLA-beheer ingesteld voor de dagelijkse beheerwerkzaamheden.
Tips
Het instellen van een goede governancestructuur is lastiger dan op het eerste gezicht lijkt. Het verdient in ieder geval de nodige aandacht omdat geen enkel project hetzelfde is en geen enkel contract op dezelfde manier kan worden beheerd. Toch zijn er wel enkele tips te geven:
- De verschillende governance-lagen moeten worden bemenst met gelijkwaardige afgevaardigden van de partijen. In de stuurgroep zou in ieder geval iemand uit de bestuurslaag aanwezig moeten zijn.
- Zorg voor voldoende historie aan boord: om het contract goed te kunnen managen en beheren is het van belang dat in de stuurgroep voldoende personen zitten die weten hoe het contract tot stand is gekomen.
- Zorg voor een adequate contractadministratie (contractdossier) zodat eenvoudig is terug te vinden wat de laatste afspraken zijn als het gaat om het project en ook ten aanzien van de operationele fase.
- De stuurgroep is belast met de hoofdlijnen (gaat het goed met het project, worden de algemene doeleinden gehaald). De stuurgroep moet zich niet bemoeien met de feitelijke uitvoering. Daarvoor is de contractmanager of de projectgroep (projectleider).
- Zorg voor een simpele "chain of command": te veel overlegmogelijkheden maakt een project/contract niet eenvoudiger aan te sturen of te beheren.
- Zorg ervoor dat er per governance-laag een duidelijke leider is die het centrale aanspreekpunt is en dat die bevoegd is om binnen bepaalde grenzen afspraken te maken. Het maken of aanpassen van belangrijke afspraken (looptijd, scope e.d.) is voorbehouden aan de stuurgroep.
Leest u vooral ook de andere onderwerpen uit onze serie IT-contracten en blijf het geheel in samenhang bekijken.
Gerelateerd
IT
