IT-contracten (deel 4): “Onderwerp van de overeenkomst”

Doel van de bepaling: structuur aanbrengen

Het artikel is vooral bedoeld als een inleidende (kapstok)bepaling die moet zorgen voor overzicht en structuur. Hierin wordt compact weergegeven wat de kernverplichtingen zijn. Die kernverplichtingen worden dan in de rest van de overeenkomst (chrono)logisch uitgewerkt in separate bepalingen.

Door deze structuur aan te houden zorg je er als opsteller van een overeenkomst voor dat de nadruk in het begin van de overeenkomst komt te liggen op de belangrijkste verplichtingen. Als je die verplichtingen vervolgens chronologisch uitwerkt (dus beginnen bij het begin en eindigen bij het eind) wordt voorkomen dat belangrijke onderwerpen ontbreken dan wel ondergesneeuwd raken, of dat minder belangrijke bepalingen te veel aandacht krijgen. Ook wordt hierdoor verwarring voorkomen.

Wat staat er in het ‘onderwerp van de overeenkomst’?

In het onderwerp van de overeenkomst wordt met name de Wat-vraag kernachtig beantwoord: wat zijn de kernverplichtingen van partijen? Een voorbeeld hoe dit er uit kan zien:

“Deze overeenkomst ziet op: (1) de levering van een licentie op de software, (2) de implementatie van die software (3) het onderhoud en beheer van die software en (4) de ontwikkeling van aanvullend maatwerk.”

In dit voorbeeld is in een paar regels beschreven wat de overeenkomst inhoudt:

• Ad 1: De levering van een licentie op de software: de leverancier verleent een licentie (= gebruiksrecht) op de software. In de rest van de overeenkomst zal dit uitgewerkt moeten worden. Wat voor licenties? Hoeveel licenties? Wie is verantwoordelijk voor licentiebeheer? Welke voorwaarden zijn verbonden zijn aan de licentie? De leverancier zal voorwaarden opleggen aan het gebruik van de software door de afnemer en haar (eind)gebruikers. Wellicht dat er ook gebruiksvoorwaarden (EULA) en/of voorwaarden van derden (ontwikkelaars van de software) op de overeenkomst van toepassing zijn.
• Ad 2: De implementatie van de software: hieronder vallen bijvoorbeeld installatie, inrichting en configuratie. In de overeenkomst moet vervolgens nader uitgewerkt worden hoe de implementatie plaatsvindt. Wat doet de leverancier? Wat doet de afnemer? Hoe vindt acceptatie plaats?
• Ad 3: Onderhoud en beheer van de software: na de implementatiefase (en acceptatie) volgt de gebruiksfase van de software. In die fase moet de software beheerd en onderhouden worden. Wat voor onderhoud gaat leverancier uitvoeren? Correctief, preventief en/of innovatief onderhoud? Krijgt de afnemer gebruikersondersteuning van leverancier? Welke service levels gelden voor de beschikbaarheid van de software en de beschikbaarheid van de eventuele helpdesk? Dit wordt in de rest van de overeenkomst bepaald. Veelal zal een leverancier trouwens bedingen dat geen garanties op 100% continue beschikbaarheid kunnen worden gegeven. In het kader van spoedonderhoud en het dichten van veiligheidslekken is dit begrijpelijk, en bovendien in het belang van beide partijen.
• Ad 4: De ontwikkeling van aanvullend maatwerk: soms wordt standaardsoftware geïmplementeerd, soms is (aanvullend) specifiek maatwerk nodig. Wat voor maatwerk is dit? Moet de leverancier altijd van tevoren een kosteninschatting geven? Welke afspraken maken partijen over ontwikkelen, testen, acceptatie en productie (OTAP)?

Deze onderwerpen zullen dus in verschillende opvolgende artikelen moeten worden uitgewerkt.

Overige onderwerpen

Los van de kernverplichting bevat deze kapstokbepaling ook vaak een aantal algemene uitgangspunten, zoals:

• Toepasselijkheid van algemene voorwaarden: vaak wordt in deze bepaling een afspraak gemaakt of, en zo ja welke, algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst. Dit kunnen de algemene voorwaarden van de leverancier zijn maar ook de algemene inkoopvoorwaarden van de afnemer. Als er voorwaarden van toepassing zijn dan is het niet alleen prettig om dit direct te weten (omdat dit van belang kan zijn voor de rest van de overeenkomst), maar dan zul je die ook goed moeten kennen. Vandaar dat algemene voorwaarden ook als bijlage aan de overeenkomst moeten worden gehecht. Als er geen algemene voorwaarden van toepassing mogen zijn is het verstandig dit heel duidelijk af te spreken, zodat partijen weten onder welke “spelregels” zij met elkaar zaken gaan doen. Als er geen algemene voorwaarden van toepassing mogen zijn dan komt er dus meer nadruk te liggen op de inhoud van de IT-overeenkomst.
• Tip: vaak zien wij dat partijen aanpassingen op toepasselijke algemene voorwaarden doorvoeren. Dit kun je doen door simpelweg een bepaling op te nemen dat de artikelen X-Y niet van toepassing zijn, maar beter (en fraaier) is het om in de overeenkomst duidelijk te maken welke afspraak in plaats van een bepaling uit de algemene voorwaarden geldt. Je moet de bepalingen van de overeenkomst altijd in samenhang lezen met de corresponderende bepalingen uit de algemene voorwaarden om te weten wat de afspraak is. Bij omvangrijkere contracten is het beter om in de desbetreffende bepaling in de overeenkomst aan te geven of iets in aanvulling of in afwijking van een artikel uit de algemene voorwaarden geldt.
• Rangorde van de bijlagen: als er wordt gewerkt met meerdere inhoudelijke bijlagen (wat meestal het geval is), dan is het van belang om een rangorderegeling af te spreken. Een rangorderegeling geeft aan welke bijlage prevaleert (het belangrijkste is) als sprake is van tegenstrijdige afspraken in de overeenkomst.

Conclusie

Het onderwerp van de overeenkomst bevat dus compact de kernverplichtingen van partijen. Deze worden in de rest van de overeenkomst (chrono)logisch uitgewerkt. Het goed beschrijven van het onderwerp aan het begin van de overeenkomst zorgt voor overzicht en structuur. Daarnaast zorgt het samen met de considerans dat het karakter van de overeenkomst duidelijk is. Onderwerpen als algemene (inkoop)voorwaarden en de rangorde van bijlagen kunnen worden geadresseerd. Na het lezen van de considerans en het onderwerp van de overeenkomst moet het voor de lezer duidelijk zijn wat partijen gaan doen, en waarom ze dat gaan doen.

Leest u vooral ook de andere onderwerpen uit onze serie IT-contracten en blijf het geheel in samenhang bekijken.