Dat brengt ons bij het derde deel van de blogreeks ‘integriteit op de werkvloer’, met als onderwerp 'implementatie van de gedragscode', belicht vanuit de verschillende rollen binnen de organisatie*.
* ondernemingen en organisaties (zowel public als (non-)profit).
1. De rol van de ondernemingsraad
Werkgevers doen er verstandig aan binnen de onderneming draagvlak te creëren voor het introduceren of wijzigen van de gedragscode. Bijvoorbeeld door in de voorfase ruimte te bieden voor input vanuit personeel en discussie (bijvoorbeeld in de vorm van werkgroepen of een enquête onder de werknemers).
In het verlengde daarvan, moeten ondernemingen die een ondernemingsraad (OR) hebben ingesteld, er rekening mee houden dat de OR om instemming moet worden gevraagd als een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden (waaronder een regeling op het gebied ongewenst gedrag) wordt vastgesteld, gewijzigd of ingetrokken (artikel 27 onder d WOR). Het is daarnaast de wettelijke taak van de OR om zoveel als in zijn vermogen ligt de naleving van de voor de onderneming geldende voorschriften op het gebied van de arbeidsomstandigheden van de in de onderneming werkzame personen te bevorderen (artikel 28 WOR).
Alhoewel het primair aan de werkgever is beleid te voeren dat gericht is op het tegengaan of beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA) en proactief handelen van de werkgever absoluut gewenst is waar het integriteitsbeleid betreft, speelt ook de OR hierbij een belangrijke rol, met name bij de totstandkoming van dergelijk beleid.
2. De rol van directie, management en leidinggevenden
Onze overtuiging is dat integer gedrag verankerd moet zijn in de gehele organisatie en haar cultuur. Dit begint bij het onderschrijven van de gedragscode en het uitdragen van de gewenste cultuur door management, directie en leidinggevenden. Het verdient dan ook aanbeveling dat zij een actieve rol spelen bij het onder de aandacht brengen van de gedragscode.
Dit zou bijvoorbeeld kunnen beginnen bij het afgeven van een statement door de directie, waarin het belang van integer gedrag op de werkvloer nadrukkelijk en organisatie breed onder de aandacht wordt gebracht, onder verwijzing naar totstandkoming van de (hernieuwde) gedragscode en kernwaarden. Zorg er in ieder geval voor dat de gedragscode behoorlijk wordt geïntroduceerd en gepromoot; wat moet worden voorkomen is dat de gedragscode ongehoord wordt geïmplementeerd – voor zover dat al mogelijk is – en verwordt tot niets meer dan een archiefstuk.
Bijzondere aandacht dient daarbij uit te gaan naar personeelsleden die binnen de onderneming een leidinggevende rol vervullen. Niet enkel omdat zij een voorbeeldfunctie hebben waar het gaat om gewenst gedrag, maar ook omdat zij veelal “de ogen van de organisatie” zijn bij het signaleren van en optreden tegen ongewenst gedrag op de werkvloer. Zorg ervoor dat leidinggevenden worden meegenomen bij de introductie van een (nieuwe) gedragscode, volledig op de hoogte zijn van welk gedrag positief en negatief wordt genormeerd en training krijgen in het herkennen ervan op de werkvloer.
3. De rol van het personeel
Kenbaarheid gedragsregels en binding
Uiteraard is het vervolgens van belang dat iedere werknemer op de hoogte wordt gebracht (en blijft) van de nieuwe gedragscode. Immers, de gedragsregels moeten kenbaar zijn, wil de werkgever daadwerkelijk kunnen sturen op gedrag en individuele werknemers kunnen aanspreken op overtreding daarvan (lees hierover meer in mijn vorige blog, waarin wordt uitgelegd dat het opleggen van een disciplinaire maatregel over het algemeen slechts mogelijk is wanneer de werknemer bekend is met de “norm”).
Hoe zorg je er als werkgever nu voor dat het personeel voldoende kenbaar is met de geldende gedragsregels? Of anders, hoe zorg je ervoor dat individuele werknemers hieraan gebonden worden? Het antwoord daarop is betrekkelijk eenvoudig: door gebruik te maken van het instructierecht van de werkgever. Het alternatief is dat de werkgever de gedragsregels met de werknemer overeenkomt (zgn. contractuele binding).
Instructierecht werkgever
Binnen de arbeidsverhouding is de werkgever bevoegd aanwijzingen te geven met betrekking tot het verrichten van de arbeid. Er bestaat met andere woorden een relatie van ondergeschiktheid van de werknemer ten opzichte van de werkgever, ook wel gezagsverhouding genoemd. Deze ondergeschiktheid van de werknemer houdt in dat de werknemer onderworpen is aan de instructies van zijn werkgever. Art. 7:660 van het Burgerlijk Wetboek formuleert het als volgt:
'De werknemer is verplicht tot naleving van de voorschriften betreffende de uitvoering van de arbeid en van de voorschriften die strekken tot bevordering van de goede orde in het bedrijf van de werkgever, door of namens de werkgever gegeven binnen de grenzen van algemeen verbindende voorschriften of overeenkomst die hem, al dan niet tezamen met andere werknemers, zijn gegeven. tezamen met andere werknemers.'
Kortom: een werkgever kan door gebruik te maken van zijn instructierecht werknemers, zowel individueel als collectief, binden aan eenzijdig opgelegde voorschriften, voor zover deze aanwijzingen/instructies betrekking hebben op 'de uitvoering van de arbeid' of 'de goede orde in het bedrijf'. Uiteraard mag een instructie niet strijdig zijn aan enig wettelijk voorschrift. Denk hierbij aan het plegen van strafbare feiten, maar ook aan instructies in strijd met de arbeidstijdenwet- en regelgeving. Daarnaast dienen de aanwijzingen ook binnen de grenzen van de tussen partijen gesloten arbeidsovereenkomst (of cao) te blijven.
Het wordt algemeen aangenomen dat het opleggen van regels met betrekking tot compliance en integriteit, vaak opgenomen in een gedragscode, valt binnen het instructierecht van de werkgever.
Contractuele binding
Een andere methode om werknemers succesvol te binden aan de inhoud van een gedragscode is door deze met de individuele werknemers overeen te komen (aanbod en aanvaarding). Veelal gebeurt dit door de werknemer een brief te laten ondertekenen waarin hij/zij verklaart bekend te zijn met de inhoud van de gedragscode en daarmee akkoord te gaan. Het verdient voor de werkgever aanbeveling goed na te gaan of in een concreet geval binding bij wijze van overeenkomst meerwaarde biedt boven gebruikmaking van het instructierecht. Mede omdat bij contractuele binding steeds het akkoord van de werknemer vereist is wanneer de organisatie de betreffende gedragscode/gedragsregel later wil wijzigen. Met andere woorden: de mogelijkheid tot het eenzijdig uitvaardigen van instructies wordt ingeperkt.
Omdat het wel noodzakelijk is dat de werkgever op een later moment (eventueel in een ontslagprocedure) kan aantonen dat de werknemer bekend is met de geldende gedragsregels, kan het verstandig zijn de werknemer de ontvangst en/of kennisname van de gedragscode te laten bevestigen. Denk hierbij aan ondertekening van een aanbiedingsbrief voor ontvangst, een ontvangstbevestiging per e-mail, of een presentielijst van de bijeenkomst of training waarin de (nieuwe) gedragscode aan het personeel wordt geïntroduceerd. Uiteraard kan er ook voor worden gekozen in de arbeidsovereenkomst te verwijzen naar de gedragscode (onder gelijktijdige verstrekking daarvan).
Let wel, indien een boete gesteld wordt op overtreding van bepaalde gedragsregels, dan is (in de meeste gevallen) een handtekening van de werknemer voor akkoord vereist.
4. De kracht van herhaling
Los van de wijze waarop werknemers worden gebonden, is het van wezenlijk belang dat er voldoende aandacht wordt gevestigd op de gedragscode, al dan niet aan de hand van een communicatiestrategie. Niet enkel wanneer de code wordt geïntroduceerd, maar daarna ook met enige regelmaat. Na implementatie is het “levend houden” van de gedragscode van belang.
Zorg er dan ook voor dat er bij herhaling voldoende ruchtbaarheid wordt gegeven aan de inhoud van de gedragscode, via een voor iedere werknemer eenvoudig te raadplegen kanaal. Bijvoorbeeld door deze te publiceren op het intranet, er aandacht voor te vragen tijdens team- of personeelsbijeenkomsten of in nieuwsbrieven. Maak van integer handelen op de werkvloer en de gedragscode een vast onderdeel van het inwerkprogramma van de organisatie. Daarnaast kan er voor worden gekozen compliant gedrag en de bekendheid met de gedragscode een vast onderdeel te laten uitmaken van de periodieke beoordelings- en functioneringsgesprekken. Zeker binnen organisaties/ sectoren waar de risico’s op integriteitsschendingen hoger liggen, kan het verstandig zijn ook te kijken naar training over de gedragscode en communicatievaardigheden.
Up next: de bedrijfscultuur en handhaving van de gedragscode
Zoals in deze blogreeks al bij herhaling aangegeven: een bedrijfscultuur die niet in lijn is met het op schrift gestelde integriteitsbeleid en de gedragscode, staat gegarandeerd in de weg aan een geslaagde implementatie. Maar waarom is de bedrijfscultuur nog relevant wanneer er duidelijke regels zijn gesteld aan het personeel waar zij zich aan dienen te houden? En waarom is consequent handhaven in lijn met het beleid en de gedragsregels zo belangrijk? Deze en meer vragen beantwoorden wij voor u in een volgende blog.
Voorgaande blogs:
Integriteit op de werkvloer (1): het belang van preventief integriteitsbeleid
Integriteit op de werkvloer (2): de gedragscode
Gerelateerd
Compliance en integriteit
