Hybride werken: medezeggenschap

Hybride werken

Hybride werken vormt een combinatie van werken op de bedrijfslocatie en werken elders; niet alleen thuis maar vanuit waar dan ook ter wereld. In de kern gaat het dus om plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Er bestaat in toenemende mate behoefte aan deze flexibele arbeidsvorm. Juist nu als gevolg van de coronacrisis is gebleken dat sommige werkzaamheden niet op het bedrijfskantoor hoeven te worden verricht. In een blogreeks over dit onderwerp behandelen wij dit wetsvoorstel, dat op 5 juli 2022 is aangenomen in de Tweede Kamer, vanuit verschillende invalshoeken. In onze bijdrage van vandaag komen de medezeggenschapsaspecten aan de orde.

Medezeggenschap

Het net aangenomen wetsvoorstel voorziet in een aantal aanpassingen van artikel 2 van de reeds bestaande wet flexibel werken. Als gevolg van de wijzigingen willen veel werkgevers (nieuwe) afspraken maken met hun werknemers over hybride werken. Het is daarbij aan te raden deze afspraken neer te leggen in een zogenoemde hybride-werkregeling. Hierin kunnen de (on)mogelijkheden namelijk worden vastgelegd, zodat de werknemer weet waar hij aan toe is, onder welke voorwaarden het mogelijk is om hybride te werken bij werkgever en welke faciliteiten er voorhanden zijn.
De implementatie van een dergelijke hybride-werkregeling kan echter instemmings- of adviesplichtig zijn op grond van de Wet op de Ondernemingsraden (“Wor”). Dit betekent dat, afhankelijk van de grootte van de onderneming, de ondernemingsraad (onderneming met meer dan 50 werknemers) dan wel de personeelsvertegenwoordiging (onderneming met tussen de 10 en 50 werknemers) in de gelegenheid moet zijn gesteld te adviseren of instemming te verlenen alvorens de hybride-werkregeling kan worden ingevoerd.
Maar welke onderwerpen zijn dan precies instemmings-of adviesplichtig? En wat houden deze plichten in?

Instemmingsrecht

Op grond van artikel 27 Wor is er bij diverse onderwerpen die verband houden met regelingen die thuiswerken faciliteren, sprake van een instemmingsrecht. Hierbij kun je denken aan een voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van:

• Een arbeids- en rusttijdenregeling;
• Een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties;
• Het arbeidsomstandighedenbeleid en de wijze waarop vormgeving wordt gegeven aan de RI&E;
• Een regeling op het gebied van werkoverleg;
• Een regeling omtrent het verwerken van alsmede bescherming van persoonsgegevens;

“Voorgenomen besluit” is hierboven onderstreept, en dat heeft een reden. De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging moet namelijk nog daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen op de besluitvorming. Als werkgever dien je het voorgenomen besluit tezamen met de beweegredenen en de gevolgen van het besluit neer te leggen bij de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
Pas als er instemming is kan het besluit worden doorgevoerd. Wordt er geen instemming verkregen? Dan kan je als werkgever nog proberen vervangende instemming van de kantonrechter te verkrijgen. De kantonrechter verleent echter alleen instemming als de beslissing van de ondernemingsraad om géén instemming te verlenen onredelijk is, óf als het besluit van de werkgever gevergd wordt door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen.

Let op: gezien de maatschappelijke belangstelling zijn er ook veel vakbonden die aan de haal gaan met hybride werken. Indien er een cao van toepassing is binnen de onderneming is het daarom altijd goed éérst de tekst van de cao te raadplegen. Mogelijk is daar al een en ander over hybride werken bepaald. Is de aangelegenheid al in de cao geregeld, dan is er geen instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging vereist.

Adviesrecht

Het kan ook zo zijn dat de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging op grond van artikel 25 Wor een adviesrecht heeft bij keuzes die de werkgever wil maken over hybride werken. Een bedrijf dat zijn kantoren sluit om iedereen thuis te laten werken, zal hiervoor zeker advies moeten vragen aan de OR. Datzelfde geldt ook voor een reorganisatie of inkrimping van werkplekken die samenhangt met de thuiswerkregeling. Maar ook op het eerste oog minder ingrijpende zaken zoals het invoeren of wijzigen van een technologische voorziening kunnen adviesplichtig zijn.

Ook hier geldt weer dat de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging in een zo vroeg mogelijk stadium moet worden betrokken, zodat er nog een wezenlijke invloed kan worden uitgeoefend op het te nemen besluit. Anders dan bij de instemmingsplicht kan je als werkgever afwijken van het advies van de ondernemingsraad. Daarbij moet wel duidelijk worden gemotiveerd waarom er van het advies wordt afgeweken.

Afwijken van de wet

Soms is het mogelijk om van wettelijke regelingen af te wijken bij cao, of na toestemming van het medezeggenschapsorgaan bij de werkgever.
De wet flexibel werken kent nu al dergelijke afwijkingsmogelijkheden van de wettelijke regeling bij cao. Als er geen cao is of wanneer er in de cao niets is geregeld, kunnen er over de plek waar mag/moet worden gewerkt ook na invoering van de wijzigingen in de wet flexibel werken, van de wet afwijkende afspraken gemaakt worden met de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging.

Conclusie

Al met al is het verstandig om in een vroeg stadium oog te hebben voor de eventuele medezeggenschapsaspecten van deze nieuwe wet. Medezeggenschap zal bij de implementatie van een hybride-werkregeling vermoedelijk vaak een rol gaan spelen.
We gaan zien of de wet ook door de Eerste Kamer komt. We houden u op de hoogte!