In de vorige blog gingen wij in op de zorgplicht van de werkgever bij hybride werken. In deze blog staat de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding centraal. In hoeverre kan de werkgever beide onbelast betalen bij hybride werken?
Opmerking vooraf
Vooraf dient te worden opgemerkt dat een werkgever niet verplicht is een reiskosten en/of thuiswerkvergoeding aan de werknemer te betalen. De mogelijkheid om dergelijke vergoedingen onbelast te betalen is echter wel fiscaal gefaciliteerd.
De vraag of een werknemer een onbelaste reiskosten én thuiswerkvergoeding mag ontvangen, zal daarom moeten worden beantwoord aan de hand van fiscale wet- en regelgeving. Meer specifiek in dit kader: de Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: wet LB). In de wet LB is de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding gekoppeld aan de begrippen “woon-werk” en “thuiswerk”. Ondanks dat in de wet LB zelf geen definitie wordt gegeven van wat dient te worden verstaan onder “woon-werk” of “thuiswerk”, ligt het voor de hand om hierin de fiscale woonplaats van de werknemer te lezen. Met andere woorden: de plek waar de werknemer op basis van de omstandigheden geacht wordt te wonen. Dit is veelal ook het adres waar de werknemer staat ingeschreven. Dit heeft tot gevolg dat enkel wanneer de werknemer vanuit huis werkt, of vanuit zijn huis naar een werkafspraak gaat, de werkgever in beginsel een reiskosten- en thuiswerkvergoeding onbelast mag betalen. De thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding strekt zich daarmee, zo lijkt het, derhalve niet uit tot werken in bijvoorbeeld een café of een vakantieadres.
Reiskostenvergoeding
Gemaakte reiskosten voor woon-werk verkeer mogen op grond van de wet LB onbelast worden vergoed tot 0,19 euro per kilometer. Het is voor werkgevers mogelijk om een vaste reiskostenvergoeding per maand vast te stellen voor de werknemer. Dit scheelt de werkgever in administratieve lasten bij het bijhouden van de dagen waarop naar kantoor wordt gereisd.
De vaste reiskostenvergoeding mag voor werknemers met een fulltime aanstelling worden gebaseerd op 214 dagen, indien in dat jaar op minimaal 128 dagen (60%) daadwerkelijk naar kantoor wordt gereisd. Voor werknemers met een parttime aanstelling wordt de maximale vaste reiskostenvergoeding pro rata berekend.
Voorbeeld 1:
Er is met een werknemer met een fulltime dienstverband overeengekomen dat hij drie dagen op kantoor werkt en twee dagen vanuit huis werkt. De werknemer rijdt geen zakelijke (lease)auto. De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 20 kilometer.
De werkgever mag de werknemer in dit geval een maximale vaste reiskostenvergoeding van
(3/5) * 214 dagen * € 0,19 * 40 kilometer = € 975,84 per jaar betalen. Per maand is dit een vaste vergoeding van € 81,32
Thuiswerkvergoeding
Inmiddels is er, eigenlijk vanwege de coronapandemie, een gerichte vrijstelling geïntroduceerd voor het betalen van een thuiswerkvergoeding. Werkgevers mogen maximaal € 2 per dag onbelast vergoeden aan werknemers die vanuit huis werken. Aan werknemers die regelmatig thuiswerken mag ook hier weer een vaste thuiswerkkostenvergoeding worden betaald (gebaseerd op 214 dagen). De berekening van de vaste thuiswerkkostenvergoeding gebeurt op dezelfde manier als op dit moment geldt voor vaste reiskostenvergoedingen.
Voorbeeld 2:
We nemen de werknemer uit voorbeeld 1 weer als uitgangspunt. Deze werknemer werkt drie dagen in de week op kantoor, en twee dagen thuis. Voor deze twee thuiswerkdagen kan hij dus een onbelaste thuiswerkvergoeding krijgen.
De maximale thuiswerkkostenvergoeding komt in dat geval neer op (2/5) * 214 * € 2 = €171, 20. Per maand is dit een vaste vergoeding van € 14,27.
Wel of geen samenloop?
In de voorbeelden hierboven is de berekening (van een vaste vergoeding) steeds uitgesplitst in dagen dat de werknemer op kantoor werkt, en dagen dat de werknemer thuis werkt. In het Belastingplan 2022 is expliciet vermeld dat het mogelijk is om, aan werknemers die gedeeltelijk op kantoor en gedeeltelijk vanuit huis werken, zowel een vaste reiskostenvergoeding als een vaste thuiswerkkostenvergoeding te betalen. Op dagen dat de werknemer naar kantoor reist mag een reiskostenvergoeding worden gegeven op basis van de gereden kilometers. Op dagen dat de werknemer thuis werkt, mag een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 worden betaald.
Voorbeeld 3:
Als we weer de werknemer uit voorbeeld 1 en 2 nemen. Hij werkt drie dagen op kantoor, en twee dagen thuis.
De maximale vaste reiskostenvergoeding bedraagt (3/5) * 214 dagen * € 0,19 * 40 kilometer = € 975,84 per jaar betalen. Per maand € 81,32
De maximale thuiswerkkostenvergoeding kwam neer op (2/5) * 214 * € 2 = €171, 20. Per maand € 14,27.
In totaal mag aan deze werknemer dus een totale vaste vergoeding worden verstrekt van (€ 81,32 + € 14,27 =) € 95,59 per maand.
Let op: De in de voorbeelden berekende maximale vergoedingen mogen alleen worden betaald wanneer de werknemer aan het 60%-criterium voldoet. Dit betekent dat de (fulltime) werknemer in voorbeeld 1 minimaal 77 dagen naar kantoor moet reizen (3/5*214*60%), en minimaal 51 dagen vanuit huis moet werken (2/5*214*60%). Gebeurt dit niet, dan dient opnieuw een berekening te worden gemaakt op basis van de daadwerkelijke reis- en thuiswerkdagen.
Wanneer een werknemer op één dag zowel thuis als op kantoor werkt, mag op die dag slechts één van de twee vergoedingen (een thuiswerkkostenvergoeding of een reiskostenvergoeding) worden betaald. In principe kan gekozen worden welke van de twee vergoedingen wordt betaald. Is het de bedoeling de werknemer zoveel mogelijk onbelast te betalen, dan is het bij een reisafstand van meer dan 10 kilometer heen en weer, beter om een reiskostenvergoeding te betalen en niet de thuiswerkvergoeding. Immers 11 kilometer reiskostenvergoeding is netto € 2,09 terwijl de onbelaste thuiswerkvergoeding maximaal € 2 bedraagt. Er bestaat een mogelijkheid om een thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding op één dag onbelast te ontvangen. Indien een werknemer in de ochtend vanuit huis werkt, en in de middag een zakelijke reis maakt naar bijvoorbeeld een klant, dan mag er ook een onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt naast de thuiswerkvergoeding. Bezoekt de werknemer de klant of het bezoekadres gedurende meer dan 40 keer per jaar, dan wordt dat adres weer aangemerkt als vaste werkplek waarbij het niet toegestaan is op dezelfde dag een thuiswerk- en een reiskostenvergoeding te betalen. Alsdan moet weer een keus gemaakt worden; reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding.
Hoe pak je dit als werkgever praktisch aan?
Als de werkgever voornemens is om een vaste vergoeding te verstrekken aan zijn werknemers, dan dient de werkgever de volgende stappen te doorlopen.
- Aan het begin van het jaar/ bij aanvang van de dienstbetrekking, zal met iedere werknemer schriftelijk moeten worden afgesproken welke verdeling van kantoordagen en thuiswerkdagen wordt aangehouden.
- Op basis van de overeengekomen verdeling dient per werknemer de maximale vaste reis- en/of thuiswerkkostenvergoeding te worden berekend.
- Indien een werknemer op enig moment voorziet dat hij/zij structureel van de overeengekomen verdeling afwijkt, dienen de vaste vergoedingen opnieuw te worden berekend omdat het risico bestaat dat niet aan het 60%-criterium wordt voldaan. In dat geval raden wij aan de vaste vergoedingen direct aan te passen aan de nieuwe verdeling, om eventuele extra kosten te voorkomen.
De fiscale regelgeving is niet altijd even makkelijk te doorgronden. Mocht u als werkgever graag assistentie willen bij de vraag of wel of geen vergoedingen kunnen worden verstrekt, en in welke mate, dan is ons team van fiscalisten en advocaten u daarbij graag behulpzaam.
Gerelateerd
Flexwerken en arbeidsmobiliteit
