Wij gaan hieronder in op een aantal belangrijke samenwerkingsafspraken die in het geval van een shop-in-shop-samenwerking zeker niet mogen ontbreken:
Overnameovereenkomst (indien van toepassing)
Soms is het de bedoeling dat de zorg die de shop-in-shop verleent op de locatie van het ziekenhuis exclusief door de shop-in-shop wordt verleend. Het ziekenhuis kan haar eigen activiteiten gerelateerd aan deze vorm van zorg dan vooraf overdragen aan de shop-in-shop. Deze overdracht kan geschieden met behulp van een overnameovereenkomst. Bij een ‘activa-/passiva-transactie’ worden alle of bepaalde vermogensbestanddelen gerelateerd aan de vorm van zorg door het ziekenhuis overgedragen aan de shop-in-shop op basis van de overnameovereenkomst. Denk bijvoorbeeld aan patiëntendossiers, contracten, apparatuur, medische hulpmiddelen of ICT-faciliteiten. In de overnameovereenkomst moeten alle afzonderlijke activa en passiva duidelijk worden omschreven, anders gaan ze niet mee over. Na ondertekening moeten de activa en passiva afzonderlijk worden geleverd op de wijze zoals de wet voorschrijft. Soms is er voor overname toestemming vereist van een wederpartij of een patiënt.
Let op: als de overgang van activiteiten kwalificeert als ‘overgang van onderneming’ kan (ondersteunend) personeel wel automatisch mee overgaan naar de shop-in-shop. Het is raadzaam om hier vooraf advies over in te winnen om niet voor verrassingen te komen te staan.
Financiële afspraken zorg en dienstverlening
De zorg die de shop verleent zal doorgaans moeten worden gedeclareerd bij de zorgverzekeraar. Indien de shop kwalificeert als onderaannemer van het ziekenhuis, sluit het ziekenhuis de contracten met de zorgverzekeraar en zal het ziekenhuis de door de shop verleende zorg willen declareren. Hierover moeten financiële en praktische afspraken worden gemaakt. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de zorgverzekeraar een materiële controle wil uitvoeren of gelden terugvordert van het ziekenhuis? In dat geval zal het ziekenhuis medewerking nodig hebben van de shop of gelden terug willen vorderen van de shop. Indien de shop kwalificeert als hoofdaannemer zal de shop de verleende zorg doorgaans zelf declareren.
Los van de feitelijke zorgverlening vindt er bij een shop-in-shop vaak onderlinge dienstverlening plaats. Het ziekenhuis stelt ICT-personeel beschikbaar, verhuurt ruimte aan de shop of stelt hulpmiddelen beschikbaar. Soms sluiten medisch specialisten die werkzaam zijn voor de shop aan bij een MDO of vakgroepoverleg van het ziekenhuis of verzorgen zij opleidingen of trainingen voor ziekenhuismedewerkers. Ook ten aanzien van deze onderlinge dienstverlening moeten praktische en financiële afspraken worden gemaakt. Wij adviseren altijd om deze afspraken ook fiscaal te laten toetsen.
Communicatie over de behandelingsovereenkomst
Zoals wij bij hebben besproken in deel 2 van deze blogreeks, is het voor de vraag met welke partij de behandelingsovereenkomst wordt gesloten van doorslaggevende betekenis wat de verwachting daarover is van de patiënt. Door afspraken te maken over de communicatie richting de patiënt (er wordt bijvoorbeeld bij een verwijzing met de patiënt besproken dat hij in zorg komt bij de shop) zorg je ervoor dat de behandelingsovereenkomst wordt gesloten met de gewenste partij. Zo sluit de feitelijke situatie aan bij de contractuele afspraken.
Gegevensuitwisseling
Als de gegevens van de patiënt onderling mogen worden uitgewisseld (in overeenstemming met wat wij hebben beschreven in deel 3 van deze blogreeks) dan moeten vervolgens afspraken worden gemaakt over de uitwisseling zélf. Heeft de shop toegang tot het EPD van het ziekenhuis dan zijn afspraken over het geven van een beperkte toegang noodzakelijk. Toegang tot de volledige dossiers van álle patiënten is in de meeste gevallen niet noodzakelijk voor de te verlenen zorg door de zorgverleners van de shop. Wordt de informatie op een andere manier uitgewisseld dan is de beveiliging van deze gegevens zeer belangrijk. Kortgezegd moeten afspraken worden gemaakt over de wijze van raadpleging en de wijze van uitwisseling van de patiëntgegevens. In de afspraken moet ook aandacht zijn voor de vraag wie de patiënt voor de gegevensuitwisseling om toestemming vraagt (wanneer vereist) en waar deze toestemming wordt vastgelegd.
Onderlinge aansprakelijkheidsverdeling
Als de shop zélf een behandelingsovereenkomst sluit, is het ziekenhuis naast de shop aansprakelijk voor een tekortkoming in de nakoming daarvan. Deze wettelijk geregelde centrale aansprakelijkheid maakt dat – bij een gebrek aan afspraken – het ziekenhuis aansprakelijk kan worden gehouden voor (be)handelingen waar zij geen zeggenschap over heeft (zie deel 4 van deze blogreeks). Het is belangrijk om in de overeenkomst de aansprakelijkheid te koppelen aan de feitelijke bevoegdheden van partijen en dat zij elkaar vrijwaren voor handelingen waar de andere partij geen invloed op heeft.
Wkkgz-verplichtingen
De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) verplicht onder meer tot het hebben van een klachtregeling en het inrichten van een adequate klachtenprocedure. Deze plicht is gericht aan de ‘zorgaanbieder’. De zorgaanbieder is in de regel dezelfde partij als de partij die kwalificeert als ‘hulpverlener’ (zie deel 2 van deze blogreeks). Dit kan het ziekenhuis of de shop zijn. Als de zorgaanbieder de shop inschakelt als onderaannemer, verplicht de Wkkgz tot het maken van afspraken zodat ook de shop zich laat leiden door de plichten die rusten op het ziekenhuis. Afspraken over het committeren aan de klachtenregeling van het ziekenhuis, het doorgeleiden van klachten en het volgen van de door het ziekenhuis ingestelde procedure bij klachten en incidenten mogen daarbij niet ontbreken. (Meer weten over de rol van onderaannemers bij Wkkgz-verplichtingen? Lees dan dit blog van onze collega’s). Voor zover de shop een eigen behandelingsovereenkomst sluit en zelf zorgaanbieder is in de zin van de Wkkgz zal de shop de Wkkgz-verplichtingen zelfstandig na moeten komen.
Contact
Meer weten over het vastleggen van samenwerkingsafspraken? Neem dan contact op met Milou Janssen, Rosanne Burm of Rosanne Kuiper.
Gerelateerd
Samenwerking en governance
