Wanneer is sprake van grensoverschrijdend werken?
Enkele voorbeelden waarbij grensoverschrijdend werken gevolgen kan hebben voor de loonadministratie:
- Een uitzending naar een ander land (al dan niet voor een andere groepsvennootschap).
- Een werknemer die een vast aantal dagen per week of maand in een ander land werkt.
- Een werknemer die voor meerdere vennootschappen in verschillende landen werkt.
- Een grenswerker.
- Een bestuurder van een vennootschap in een ander land.
- Vaak bij klanten op locatie zijn in een ander land.
Er ontstaan gevolgen voor de loonadministratie wanneer de werknemer:
- Geheel of gedeeltelijk in een ander land belastingplichtig is.
- In een ander land sociaal verzekerd is.
Bepalen waar iemand belastingplichtig of sociaal verzekerd is, geschiedt op basis van de nationale wetgeving, belastingverdragen, sociale zekerheidsverdragen en EU-regelingen. De uitkomst is per situatie afhankelijk van de betrokken landen. Uiteraard kijken we hierbij graag mee.
Stap 1: Nagaan of mijn werknemer (gedeeltelijk) belastingplichtig of sociaal verzekerd is geworden in een ander land.
Minder Nederlandse belasting
Belastingplicht of sociale zekerheid van de werknemer in een ander land leidt niet direct tot verplichtingen in dat betreffende land voor de werkgever. Daarover verderop meer.
De werkgever zal in ieder geval de loonadministratie in Nederland moeten aanpassen. Immers, er hoeft geen of slechts over een deel van het loon in Nederland belasting betaald te worden. Ook zonder Nederlandse belastingheffing dient een werknemer soms in de loonadministratie opgenomen te zijn omdat er nog steeds Nederlandse sociale zekerheidspremies verschuldigd zijn.
Geen Nederlandse sociale zekerheidspremies
Indien er geen Nederlandse sociale zekerheidsplicht bestaat voor de werknemer, dient alleen belasting ingehouden en afgedragen te worden.
Andere belastingtabellen
In Nederland worden de belasting en de premies in een gecombineerde heffing in de loonstrook verwerkt. In voornoemde gevallen zonder Nederlandse belasting- en premieplicht kunnen niet de normale loonheffingtabellen worden toegepast. Voor dergelijke situaties wordt de loonheffing berekend op basis van de herleidingsregels. Deze herleidingsregels kunnen ook worden toegepast voor de tabel bijzondere beloning.
Buitenlandse sociale zekerheidspremies
Wanneer een werknemer in een ander land sociaal verzekerd is, zal vaak sprake zijn van een plicht voor de formele werkgever om sociale zekerheidspremies in te houden en/of af te dragen in het betreffende land. Vaak betekent dit dat een Nederlandse werkgever een buitenlandse loonadministratie moet voeren.
Buitenlandse belastingplicht - loonbelasting
Wanneer de werknemer belastingplichtig wordt in het andere land (en sociaal verzekerd blijft in Nederland), betekent dit niet dat de Nederlandse werkgever automatisch inhoudingsplichtig wordt in het buitenland. Veel landen stellen extra eisen voordat buitenlandse inhoudingsplicht ontstaat. Denk bijvoorbeeld aan het hebben van een vaste inrichting in dat land. Het uitlenen van een werknemer aan een andere onderneming kan ook een aanleiding zijn voor inhoudingsplicht. Sommige landen bieden de mogelijkheid voor buitenlandse werkgevers om vrijwillig de loonbelasting af te dragen, zodat de werknemer niet pas na afloop van een belastingjaar een groot bedrag aan de buitenlandse belastingautoriteiten verschuldigd is.
Buitenlandse belastingplicht - inkomstenbelasting
Geen buitenlandse inhoudingsplicht voor de Nederlandse werkgever laat niet onverlet dat de werknemer in het betreffende land een verplichting kan hebben om een aangifte inkomstenbelasting in te dienen.
Buitenlandse loonadministratie
Hoewel het volledig begrijpelijk is dat veel werkgevers opzien tegen inhoudingsplicht in het buitenland, is het meestal goed in te regelen. De loonadministratie kan vaak overgedragen worden aan een groepsvennootschap of een professioneel payrollbedrijf in het betreffende land. In veel landen hebben wij contacten voor de begeleiding bij het inregelen of het uitvoeren van de buitenlandse loonadministratie en registratie als werkgever.
Stap 2: Nagaan wat de regels zijn in het betreffende land: Welke registratie- of loonadministratie verplichtingen gelden in dat land? Wordt de werkgever inhoudingsplichtig? Moet de werknemer een aangifte inkomstenbelasting in het land indienen?
Grondslag Nederland
Wanneer een werknemer voor slechts een bepaald percentage belastingplichtig is in Nederland, dan dient slechts over dat deel van het loon de Nederlandse loonheffing berekend te worden. Veel werkgevers vragen zich af hoe dit verwerkt moet worden in de loonadministratie. De werknemer houdt immers nog steeds recht op het afgesproken (bruto)loon zoals dit vermeld staat op de loonstrook. Niet elk loonprogramma biedt hierin de juiste ondersteuning, maar er zijn altijd manieren om dit op een juiste wijze te verwerken. Dit kan bijvoorbeeld worden bewerkstelligd door een fiscale inhouding op de loonstrook toe te voegen voor dezelfde waarde als het loon dat toerekenbaar is aan één of meer andere landen. Of het deel van het loon dat toerekenbaar is aan het buitenland komt (pas) onderaan de loonstrook als een netto bedrag erbij (mits in de Nederlandse loonstrook niet ook al rekening gehouden moet worden met buitenlandse belasting en/of premies). Wij kijken graag met u mee hoe dit binnen uw loonprogramma het beste in te regelen is.
Daarnaast zullen er loonbestanddelen zijn die minder makkelijk op te splitsen zijn dan het reguliere maandsalaris. Denk hierbij aan loon in natura zoals een kerstpakket of de auto van de zaak. Ook een vaste kostenvergoeding, het vakantiegeld en verblijfskosten dienen op een juiste wijze berekend te worden voor de fiscale grondslag. Alle loonelementen moeten worden afgegaan om de juiste waarde te bepalen voor de loonheffingen. Een bonus kent weer een andere wijze van verdeling dan een forfaitair bedrag voor de maaltijd op de werkplek.
Wanneer het loon van een werknemer is vastgesteld in het buitenland, dan dient een vertaling naar Nederlandse fiscale maatstaven plaats te vinden. Indien in het buitenland een onbelaste reiskostenvergoeding wordt gegeven van € 0,30 per kilometer, dan mag in Nederlands nog steeds maar € 0,21 per kilometer onbelast blijven. Het overige deel van de reiskostenvergoeding zal bruto moeten worden verloond, dan wel gebruteerd moeten worden of zal aangewezen moeten worden als eindheffingsbestanddeel in de werkkostenregeling.
Grondslag buitenlandse loonadministratie
De loonelementen dienen voor de berekening van de buitenlandse belasting en/of premies op de juiste waarde te worden bepaald. Elk land kan zijn of haar eigen regels bepalen voor de fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen. De vaste kostenvergoeding die in Nederland onbelast is, kan in andere landen belast zijn. Er kunnen andere maxima gelden en andere forfaitaire bedragen voor de berekening van de loonheffingen. In Nederland wordt de premie volksverzekeringen berekend over een maximum loon van € 37.149. Sommige landen kennen geen maximum premieloon en worden de premies berekend over het gehele loon.
Stap 3: Bepaal de juiste grondslag van het belastbare loon. Ga hierbij alle loonelementen af. Hou er rekening mee dat de fiscale regels in het andere land veelal anders zullen zijn.
Afstemming loonadministratie
Wanneer sprake is van een Nederlandse en buitenlandse loonadministratie, is het belangrijk dat de twee afdelingen goed met elkaar communiceren. Zonder duidelijke afstemming kunnen loonbestanddelen dubbel of geheel niet belast worden, of worden betalingen en inhoudingen op het nettoloon over het hoofd gezien. Ook moet de buitenlandse loonadministratie weten wat het loonelement in de basis inhoudt, zodat de vertaalslag met behulp van de nationale belastingregels van dat land correct kan worden uitgevoerd.
Stap 4: regel een goede afstemming tussen alle betrokken afdelingen indien er meerdere loonadministraties gevoerd moeten worden. Zonder afstemming is de kans op fouten zeer groot.
Werknemer voorbereiden
Buitenlandse belasting en/of premies zullen het nettoloon beïnvloeden. Het is belangrijk de werknemer hierop voor te bereiden. Dit kan door middel van het maken van conceptberekeningen. Het is mogelijk dat de werknemer minder belasting verschuldigd is dan wanneer die werknemer volledig in Nederland had gewerkt. Toch kan het voorkomen dat deze werknemer in de loonstroken minder nettoloon krijgt dan “normaal” en dat dit verschil in de inkomstenbelasting wordt rechtgetrokken. Anderzijds kan er een nabetaling nodig zijn in de inkomstenbelasting, terwijl dit alles bij elkaar opgeteld geen belastingnadeel oplevert.
Stap 5: Voorkom de verkeerde verwachtingen bij de werknemer en bereidt de werknemer goed voor. Maak duidelijk afspraken hoe met bepaalde situaties zal worden omgegaan.
In deze blog zijn enkele aandachtspunten van de loonadministratie bij grensoverschrijdend werken aangestipt. Voor een uitgebreidere toelichting, in de vorm van een presentatie, beantwoording van specifieke vragen of een andere gewenste wijze, kunt u uiteraard contact opnemen via patty@dirkzwager.nl.
