De Werkkostenregeling: Wat gaat vaak fout?

De werkkostenregeling (WKR) is een verzamelnaam voor alle fiscale regels rondom de vergoedingen, de verstrekkingen en het ter beschikking stellen aan werknemers. Door het grote aantal regels is het moeilijk voor een werkgever om alle kennis in huis te hebben voor een juiste uitvoering van de WKR. Een methode om de WKR onder controle te krijgen, is de indeling van alle personeelsuitgaven in categorieën. Zie hiervoor de blog: De Werkkostenregeling. Uit ervaring zien wij dat de volgende (grote kosten)posten met regelmaat niet correct verwerkt worden in de loonadministratie:

Huisvesting

Werkgevers van werknemers die, al dan niet tijdelijk, de beschikking krijgen over een appartement dichtbij een project/werklocatie of de hotelkosten vergoed krijgen, zijn zich vaak niet bewust van de fiscale gevolgen hiervan. De overweging om over te gaan tot het ter beschikking stellen of vergoeden van huisvesting heeft over het algemeen een zakelijke reden. Toch meent de wetgever dat hier slechts in bepaalde situaties sprake is van een vrijgestelde vergoeding/verkrijging van loon in natura. Helaas moet in veel gevallen geconcludeerd worden dat er sprake is van een belast looncomponent.

De waarde van dit looncomponent staat in principe gelijk aan de kosten van de hotelovernachting of de huur van het appartement. De belasting over dergelijke bedragen kan snel oplopen. Vraag daarom altijd even bij je loonbelastingadviseur na of de huisvesting een belast loonelement is.

Reiskosten/parkeerkosten

Veel werkgevers hebben de reiskostenvergoeding voor werknemers aangepast aan de fiscale onbelaste norm van € 0,19 per kilometer. In deze 19 cent zijn alle kosten voor de auto inbegrepen. Ik laat even buiten discussie of dit bedrag kostendekkend is. Ook parkeerkosten zijn inbegrepen bij deze 19 cent per kilometer. Het is dan ook niet toegestaan om parkeerkosten bovenop de € 0,19/km onbelast te vergoeden. In dat kader worden met name fouten gemaakt als het gaat om de parkeerkosten bij de werkplek. Niet alle werkgevers hebben een eigen bedrijfsterrein waar de werknemers kunnen parkeren. Zeker in de stad zijn werkgevers vaak afhankelijk van gehuurde parkeerterreinen. De huurkosten van dergelijke plekken dienen in principe bij het belaste loon van de werknemers opgeteld te worden. Werknemers kunnen alleen vrijgesteld parkeren op het gehuurde terrein van de werkgever wanneer de werkgever Arbo verantwoordelijk is voor de parkeerplaats. Bij controles van de Belastingdienst wordt hier veel aandacht aan besteed.

Vaste kostenvergoedingen/declaraties

Sinds de invoering van de WKR is voor de betaling van een onbelaste kostenvergoeding aan werknemers, vereist dat er een kostenonderzoek heeft plaatsgevonden. Zie ook de blog De vaste kostenvergoeding en het kostenonderzoek. Vóór de invoering van de WKR was het kostenonderzoek alleen vereist wanneer de Belastingdienst hierom vroeg. Nog niet alle werkgevers zijn op de hoogte van deze wetswijziging. De Belastingdienst stelt (uiteraard) allerlei eisen aan een kostenonderzoek.

Daarnaast zien we dat werknemers vergoedingen ontvangen op basis van declaraties voor zaken die ook al vallen onder de vaste kostenvergoeding. Deze kosten kunnen niet tweemaal onbelast worden vergoed. Bij een controle van de Belastingdienst kan dit tot een grote correctiepost leiden.

Einde dienstbetrekking / loon in natura / advocaatkosten

Bij het einde van een dienstbetrekking van een werknemer dient een afrekening plaats te vinden. Hierbij worden door de loonadministratie standaard het nog te betalen loon en de vakantiedagen uitbetaald. Daarnaast krijgt een (ex-)werknemer soms ook de telefoon, laptop of auto van de zaak mee. Dergelijke zaken vormen belast loon (loon in natura) en dienen meegenomen te worden in de afrekening. Ook de advocaatkosten van de werknemer kunnen sinds de invoering van de WKR niet meer zomaar onbelast vergoed worden.

Onbelast

Let wel, bovenstaande vergoedingen en verstrekkingen kunnen mogelijk onder bepaalde voorwaarden wel onbelast blijven. Ook mogen sommige kosten waarvan wij hierboven hebben aangeven dat zij mogelijk als belast loon worden aangemerkt, onder omstandigheden ten laste van de vrije ruimte van de WKR worden gebracht. Om de kosten ten laste van de vrije ruimte te brengen is echter wel vereist dat aan het gebruikelijkheidscriterium wordt voldaan. Hiervoor geldt, volgens de Belastingdienst, dat daar in ieder geval aan voldaan is wanneer de kosten die ten laste worden gebracht maximaal € 2.400 per jaar per werknemer bedragen.

Beperkte mogelijkheid tot correctie

De systematiek van de WKR dwingt werkgevers om vooraf keuzes te maken over de fiscale behandeling van loonelementen. Voor het gebruik van de gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte, dient de werkgever het loonelement aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel, waarbij die keuze gemaakt moet worden vóórdat het loon wordt betaald, vergoed of verstrekt. Deze keuze kan niet zomaar met terugwerkende kracht worden herzien. Blijkt achteraf dat een loonelement onbelast had mogen blijven, dan kan de werkgever dankzij de systematiek van de WKR in principe die belasting niet meer terugkrijgen, zelfs als duidelijk is dat het loonelement aan alle voorwaarden voor toepassing van de gerichte vrijstelling voldoet. Dat in de praktijk vastgehouden wordt aan deze systematiek blijkt uit 2 recente hofuitspraken en uit het oordeel van de staatsecretaris van Financiën. In het laatst geval betrof het een casus van een horecaondernemer die jarenlang vergeten was een gerichte vrijstelling toe te passen op maaltijden aan werknemers. Het ambtshalve verzoek om vermindering werd door de Belastingdienst geweigerd. Aangezien hiertegen geen bezwaar of beroep openstaat, zocht de ondernemer het hulp bij de commissie voor de verzoekschriften en de burgerinitiatieven. Ook de commissie hield zich strak aan de systematiek van de WKR en zag geen reden voor correctie van de belastingheffing. De maaltijden waren individueel verloond. Daaruit kon worden afgeleid dat er een keuze was gemaakt om de maaltijden niet aan te wijzen als eindheffingsbestanddelen.

Dit bevestigt wederom het belang om de fiscale behandeling van alle loonelementen goed in te gaten te houden. Bij controles van de personeelskosten, komen wij niet alleen posten tegen die eigenlijk belast horen te worden. We treffen tevens posten aan die onterecht zijn belast of in de vrije ruimte worden ondergebracht terwijl er een gerichte vrijstelling of nihilwaardering voor het betreffende loonelement geldt.

Mocht u twijfels hebben of bovenstaande onderwerpen binnen uw organisatie goed worden verwerkt onder de WKR, neem dan contact met ons op voor uw vragen of voor de mogelijkheden om een check uit te voeren.

Mogelijk ook interessant voor u:
- De Werkkostenregeling
- Werkkostenregeling; Hoge Raad geeft oordeel over de gebruikelijkheidstoets