De ingebrekestelling: een essentiële formaliteit

Inleiding: remedies bij niet-nakoming

Wanneer uw contractspartij zijn verplichtingen niet nakomt, bijvoorbeeld doordat de door u bestelde producten niet tijdig worden geleverd, zult u daartegen willen optreden. Mogelijk wilt u van de leverancier eisen dat deze de producten alsnog levert (nakoming). Of u wilt van de overeenkomst af om de producten bij een andere leverancier te kunnen bestellen (ontbinding). En indien u schade heeft geleden als gevolg van de late levering, wilt u deze schade verhalen op de leverancier (schadevergoeding). Voor de toewijsbaarheid van deze vorderingen is noodzakelijk dat de leverancier in verzuim is (tenzij de nakoming door de leverancier blijvend onmogelijk is).

Verzuim en ingebrekestelling

Aldus is verzuim van de leverancier (ook wel genoemd: ‘schuldenaar’) vereist voordat men schadevergoeding kan eisen. In drie gevallen treedt verzuim van rechtswege in, namelijk: a) indien voor de nakoming een bepaalde datum was afgesproken en die is verstreken, b) indien het gaat om een verbintenis tot schadevergoeding; en c) indien uit mededeling van de schuldenaar zelf blijkt dat deze niet tijdig zal nakomen. In deze gevallen is het niet nodig een ingebrekestelling te sturen. In alle andere gevallen moet wél een ingebrekestelling worden verzonden aan de schuldenaar.

Let op: afwijkende contractsbepalingen!

In veel contracten en/of algemene voorwaarden zijn partijen afwijkende regels overeengekomen. Deze regels gelden dan in plaats van het wettelijk systeem. Zo komen partijen in hun contracten regelmatig overeen dat een ingebrekestelling altijd nodig is, zowel voor ontbinding als voor schadevergoeding. Ook wordt vaak bepaald hoe de ingebrekestelling moet worden verzonden (e-mail, aangetekende post, aan wie?) en welke termijn de wederpartij krijgt om alsnog na te komen.

Vergeet de ingebrekestelling niet

Is wel een ingebrekestelling vereist, maar stuurt u deze niet voordat u overgaat tot ontbinding of het eisen van schadevergoeding, dan bestaat het risico dat de rechter uw vorderingen afwijst en u aansprakelijk houdt.

De eisen aan de ingebrekestelling

Op grond van artikel 6:82 BW moet een ingebrekestelling een schriftelijke aanmaning bevatten. Aldus moet eerst aan de schuldenaar worden aangegeven in welke verplichting hij tekort is geschoten (‘Ik stel u hierbij in gebreke met verplichting X’), waarna de schuldenaar vervolgens een redelijke termijn voor de nakoming wordt gesteld (“En sommeer u deze verplichting alsnog na te komen binnen termijn X’). Wat een redelijke termijn is, verschilt van geval tot geval. Doorgaans is een termijn van 14 dagen voldoende. De termijn in de ingebrekestelling moet in ieder geval zodanig zijn vastgesteld, dat de schuldenaar nog een laatste (reële) kans krijgt om zijn verplichting na te komen. Voldoet de schuldenaar niet binnen de gestelde termijn alsnog aan zijn verplichting, dan raakt hij in verzuim.

Daarnaast moet u ook vermelden wat er gebeurt als de schuldenaar zijn verplichtingen niet alsnog binnen de gestelde termijn nakomt. U kunt daarin bijvoorbeeld aankondigen dat u de overeenkomst in dat geval zult ontbinden, en de leverancier aansprakelijk houdt voor alle schade die u heeft geleden en nog zal lijden als gevolg van zijn tekortkoming in de nakoming.

Indien u buitengerechtelijke incassokosten of wettelijke rente wenst te vorderen, dient u dit eveneens in de ingebrekestelling aan te geven.

Zoals hierboven vermeld is vereist dat de ingebrekestelling schriftelijk wordt gedaan, een mondeling bericht is dus niet voldoende. Veiligheidshalve adviseren wij u de ingebrekestelling per post toe te sturen, alsmede nog op ten minste één andere wijze (fax, e-mail, aangetekende post, etc).

Conclusie

Het verzenden van een ingebrekestelling is niet slechts een formaliteit, maar een essentieel vereiste. Het achterwege laten van de ingebrekestelling kan ertoe leiden dat niet uw contractspartij, maar uzelf schadeplichtig wordt. Twijfelt u of een ingebrekestelling nodig is? Of heeft u vragen over de inhoud van uw ingebrekestelling? Neem dan contact me ons op voor een review. In de meeste gevallen kan dat zeer snel.