Van ondernemingen en instellingen wordt verwacht dat zij fiscaal in control zijn en grip hebben op de fiscale verplichtingen die voor hen gelden. In een reeks van drie blogs bespreken wij een aantal manieren die u helpen bij het verkrijgen van deze grip, praktisch en passend binnen de dagelijkse praktijk. In de eerste blog zijn we ingegaan op de fiscale jaaragenda, in deze tweede blog besteden we aandacht aan de inrichting en werking van een fiscale commissie. We sluiten de reeks af met een blog over het tax control framework.
Fiscaal in control: hoe uw organisatie grip houdt op fiscale processen
In de inleiding schreven we al dat van ondernemingen en instellingen wordt verwacht dat zij fiscaal in control zijn en dus grip hebben op de processen die relevant zijn vanuit fiscale optiek. Per organisatie is verschillend hoe ver men gevorderd is in de stappen om in control te komen en hoe deze voortgang vastgelegd is. Net als de fiscale jaaragenda is ook de fiscale commissie een laagdrempelige manier om aandacht te besteden aan fiscaliteit binnen uw organisatie. Daarnaast past de fiscale commissie ook heel goed binnen een tax control framework.
De fiscale commissie
Het prettige is dat niet vaststaat hoe een fiscale commissie eruit moet zien, als organisatie bent u dus vrij in de keuze:
- wie onderdeel uitmaken van de fiscale commissie;
- hoe vaak de fiscale commissie bijeen komt;
- welke onderwerpen worden besproken;
- welke besluitvorming in de fiscale commissie plaatsvindt;
- Enz., enz.
Samenstelling van de fiscale commissie: wie neemt deel en waarom?
Een fiscale commissie is net zo divers als organisaties zelf zijn. De fiscale commissie van een middelgrote onderneming die internationaal actief is, is anders dan de fiscale commissie van een zorginstelling die regionaal actief is.
Vaak wordt gekozen voor een vaste commissie waarbij afhankelijk van het onderwerp of de ontwikkeling collega’s één of meerdere keren aansluiten. Deze invulling werkt in de praktijk vaak ook het beste. Je behoudt als organisatie continu focus op de fiscaliteit zonder dat hiervoor een groot overlegorgaan ontstaat. Dit komt de besluitvorming over het algemeen ten goede.
Bovenstaande is goed te verduidelijken met een voorbeeld. Vastgoedontwikkelingen zijn typische ontwikkelingen die op de agenda staan van de fiscale commissie. Bij een organisatie waar veel vastgoed aanwezig is en ook veel ontwikkelingen (nieuw- en verbouw) spelen zal een vertegenwoordiger van de afdeling vastgoed een vaste deelnemer van de fiscale commissie zijn. Speelt er op enige moment een specifiek vastgoedvraagstuk, bijvoorbeeld een aankoop, bij een organisatie die minder actief met vastgoed bezig is, dan is de betrokkenheid vanuit de afdeling vastgoed mogelijk slechts voor een beperkte periode nodig.
Een aantal afdelingen die vaak een vaste rol hebben binnen een fiscale commissie zijn:
- financiën, vaak de controller of de medewerker die verantwoordelijk is voor fiscaliteit;
- salarisadministratie;
- personeel & organisatie;
- facilitair/vastgoed;
- de adviseur.
De rol van de adviseur binnen de fiscale commissie is tweeledig. Enerzijds deelt de adviseur actief fiscale ontwikkelingen die relevant (kunnen) zijn voor de organisatie. Anderzijds denkt de adviseur mee over de mogelijke fiscale aandachtspunten behorende bij de ontwikkelingen die worden besproken.
De voordelen van een fiscale commissie: meer grip op fiscale processen
Het werken met een fiscale commissie heeft als grootste voordeel dat met een divers team tijdig mogelijke fiscale aspecten die spelen binnen de organisatie worden gesignaleerd en vereiste afspraken voor vervolgacties worden gemaakt.
Andere voordelen zijn dat het met de introductie van een fiscale commissie makkelijker wordt om fiscale ontwikkelingen actief met elkaar te delen. Ook kunnen fiscale thema’s die voor de organisatie van belang zijn, maar bijvoorbeeld vanwege complexiteit vaak vooruit worden geschoven, actief op de agenda worden gezet.
Praktische tips voor een effectieve en efficiënte fiscale commissie
Een fiscale commissie is zoals gezegd een laagdrempelige manier om grip te houden op de fiscaliteit binnen uw organisatie. Net als bij elke commissie geldt dat hoe groter de groep wordt, hoe minder efficiënt het overleg wordt. Kies daarom voor een vast team met een flexibele schil, zodat alleen mensen aanwezig zijn voor wie de agendapunten relevant zijn. Een frequentie van eens per kwartaal is gemiddeld genomen prima.
Een vaste agenda geniet de voorkeur. Deze agenda wordt natuurlijk uitgebreid als er nieuwe ontwikkelingen zijn die aandacht behoeven. Is er ook een fiscale jaaragenda dan bepaalt deze ook grotendeels de agenda van de fiscale commissie. De fiscale commissie kan ook als basis worden gebruikt voor een periodiek overleg met de Belastingdienst. U neemt de Belastingdienst dan mee in de ontwikkelingen binnen uw organisatie. Wij hebben hier zeer goede ervaringen mee!
Als laatste, voel geen drempel om te starten. Een fiscale commissie klinkt misschien heel officieel, maar feitelijk is het een periodiek overleg met de adviseur die vooral behulpzaam is om tijdig op ontwikkelingen van beide kanten te kunnen inspelen. Oftewel, gewoon starten en kijken wat het beste bij uw organisatie past.
Multidisciplinaire aanpak: geïntegreerd fiscaal advies voor uw organisatie
Bij Dirkzwager werken we vanuit een geïntegreerde aanpak. Binnen het thema tax control werken we primair vanuit onze fiscale praktijk samen. Toch vragen veel onderwerpen een bredere aanpak. Zo geven we vaak workshops in samenwerking met advocaten of beoordelen we overeenkomsten niet alleen vanuit de fiscaliteit, maar kijken ook onze civiele collega’s kritisch mee. Juist vanuit onze rol binnen de fiscale commissie kunnen we de bredere advisering meenemen en zaken vanuit onze ervaring signaleren. Dankzij deze samenwerking bieden wij een breed en compleet perspectief die organisaties echt een stap verder brengt.
Deze multidisciplinaire aanpak passen we ook regelmatig toe in onze advisering over of ondersteuning bij het opstellen van de (fiscale) jaaragenda of de inbreng tijdens de fiscale commissie.
Vervolgstap: advies en ondersteuning bij uw fiscale commissie
Heeft u vragen over uw fiscale commissie, wilt u eens sparren over het starten met de fiscale commissie of de fiscale commissie weer een impuls geven? Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking. Wij denken graag met u mee!
