Algemene voorwaarden deponeren: Waarom en hoe?

Voordelen van gedeponeerde algemene voorwaarden

Het deponeren van uw algemene voorwaarden is niet verplicht. Toch kiezen veel bedrijven ervoor hun algemene voorwaarden te deponeren. Het deponeren van algemene voorwaarden biedt namelijk een aantal voordelen. Ten eerste krijgen uw algemene voorwaarden bij het deponeren een deponeringsdatum mee. Deze deponeringsdatum helpt u als u moet bewijzen hoe de tekst van uw algemene voorwaarden op een bepaalde datum in het verleden luidde. Zo voorkomt u dat er discussie ontstaat over welke versie van de algemene voorwaarden van toepassing waren op het moment dat de overeenkomst tot stand kwam. Een ander voordeel van het deponeren van algemene voorwaarden is dat uw contractspartij de gedeponeerde algemene voorwaarden altijd kan opvragen en raadplegen. Wij raden het u dus aan uw algemene voorwaarden te deponeren.

Verplichting tot het actief verstrekken blijft bestaan

Let op: ook als u uw algemene voorwaarden deponeert, dient u deze in het overgrote deel van de gevallen toch volgens de normale regels fysiek dan wel elektronisch ‘actief’ te verstrekken aan uw contractspartij. In de praktijk gaat dit helaas vaak mis. Voor een korte ‘opfriscursus’ over het gebruiken van algemene voorwaarden verwijs ik u naar onze blogs daarover: deel 1 en deel 2.

Kamer van Koophandel of griffie rechtbank?

Algemene voorwaarden kunnen worden gedeponeerd bij de griffie van de rechtbank en bij de Kamer van Koophandel.

In 2022 kost het deponeren van één set algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel EUR 18,25 per jaar. Bij de Kamer van Koophandel worden de algemene voorwaarden gedeponeerd voor één specifieke ingeschreven onderneming en krijgen ze daarvan het KvK-nummer mee.

Het opvragen van algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel kost (sinds 1 april 2022) € 14,-.

In 2022 kost het deponeren van één set algemene voorwaarden bij de rechtbank eenmalig EUR 134,-. De algemene voorwaarden krijgen na deponering van de rechtbank een depotnummer. Het voordeel hiervan is dat dergelijke voorwaarden geen ondernemingsnummer hoeven te krijgen. De algemene voorwaarden kunnen daarom gemakkelijk voor meerdere ondernemingen (of zelfs een hele branche) worden gebruikt. Het opvragen van algemene voorwaarden bij de rechtbank is (vanaf 1 oktober 2017) kosteloos.

Hoe deponeert u uw algemene voorwaarden?

Het deponeren is eenvoudig. Op de websites van de Kamer van Koophandel en de rechtbank leest u hoe dit praktisch in zijn werk gaat.

Heeft u nog vragen of het bovenstaande of kunnen wij u anderszins van dienst zijn bij uw algemene voorwaarden? Neem dan gerust contact op met Karin Harmsen.